- چگونه یک ایمیل انگلیسی را حرفهای و تاثیرگذار شروع کنیم؟
- برای بیان درخواست، ارائه اطلاعات یا عذرخواهی از چه عباراتی باید استفاده کرد؟
- بهترین عبارات برای به پایان رساندن یک ایمیل رسمی انگلیسی کدامند؟
- تفاوت بین لحن رسمی و غیررسمی در ایمیلهای انگلیسی چیست؟
- چطور میتوانیم با استفاده از عبارات طلایی، منظور خود را شفاف و بدون سوءتفاهم بیان کنیم؟
در این مقاله جامع، به تمام این سوالات کلیدی پاسخ خواهیم داد و گنجینهای از عبارات ایمیل رسمی انگلیسی را در اختیار شما قرار میدهیم. یادگیری این عبارات به شما کمک میکند تا با اعتماد به نفس کامل، ایمیلهای حرفهای بنویسید، تصویری شایسته از خود ارائه دهید و در ارتباطات کاری خود موفقتر عمل کنید. این راهنما به شما کمک میکند تا هر بخش از ایمیل خود را، از عنوان و شروع تا پایان، به بهترین شکل ممکن بنویسید.
چرا استفاده از عبارات استاندارد در ایمیلهای رسمی انگلیسی اهمیت دارد؟
ایمیل یکی از اصلیترین ابزارهای ارتباطی در دنیای کار و تجارت امروز است. فرقی نمیکند که با یک همکار، مدیر، مشتری یا یک شرکت خارجی در ارتباط باشید؛ نحوه نگارش ایمیل شما، تصویر حرفهای شما را شکل میدهد. استفاده از عبارات ایمیل رسمی انگلیسی که استاندارد و شناختهشده هستند، چندین مزیت کلیدی دارد:
- جلوگیری از سوءتفاهم: این عبارات معنای مشخص و روشنی دارند و به شما کمک میکنند تا پیام خود را بدون ابهام منتقل کنید.
- صرفهجویی در زمان: با در دست داشتن مجموعهای از عبارات آماده، دیگر نیازی نیست برای نوشتن هر جمله زمان زیادی صرف کنید.
- حفظ لحن حرفهای: حتی اگر به زبان انگلیسی تسلط کامل ندارید، این عبارات به شما کمک میکنند تا لحن ایمیل خود را رسمی و محترمانه نگه دارید.
- افزایش اعتبار: نگارش صحیح و حرفهای ایمیل، اعتبار شما را نزد گیرنده افزایش میدهد و نشاندهنده دقت و توجه شما به جزئیات است.
بخش اول: شروع قدرتمند یک ایمیل رسمی (Opening Lines)
نحوه شروع ایمیل، اولین تاثیر را بر روی خواننده میگذارد. یک شروع خوب باید مودبانه، مستقیم و مرتبط با موضوع باشد. انتخاب عبارت مناسب به موقعیت و میزان آشنایی شما با گیرنده بستگی دارد.
۱. سلام و احوالپرسی (Greetings)
برای ایمیلهای رسمی، استفاده از عناوین و نام خانوادگی مرسوم است. از سلامهای غیرر رسمی مانند “Hey” یا “Hi there” جداً خودداری کنید.
- Dear Mr. [Last Name], (برای آقایان)
- Dear Ms. [Last Name], (برای خانمها، زمانی که از وضعیت تاهل او بیاطلاع هستید)
- Dear Mrs. [Last Name], (برای خانمهای متاهل)
- Dear Miss [Last Name], (برای خانمهای مجرد)
- Dear Dr. [Last Name], (برای افرادی با مدرک دکترا)
- To Whom It May Concern, (زمانی که نام فرد گیرنده را نمیدانید – کمی قدیمی شده ولی هنوز کاربرد دارد)
- Dear Hiring Manager, (برای ایمیلهای درخواست کار)
- Dear [Job Title], (مثال: Dear Marketing Director)
۲. جمله آغازین (Opening Sentence)
بلافاصله پس از سلام، باید دلیل نوشتن ایمیل را مشخص کنید. این جمله باید شفاف و مختصر باشد. در ادامه چند نمونه از بهترین عبارات ایمیل رسمی انگلیسی برای شروع آورده شده است:
- I am writing to inquire about… (من مینویسم تا در مورد … سوال کنم.)
- I am writing in reference to… (من در رابطه با … مینویسم.)
- I am writing to follow up on our earlier discussion. (من برای پیگیری صحبت قبلیمان مینویسم.)
- I am contacting you to request information about… (من برای درخواست اطلاعات در مورد … با شما تماس میگیرم.)
- This is just a quick note to inform you that… (این فقط یک یادداشت سریع برای اطلاعرسانی به شماست که…)
- As we discussed, I am sending you… (همانطور که صحبت کردیم، برایتان … را ارسال میکنم.)
- Thank you for your prompt reply. (از پاسخ سریع شما متشکرم – مناسب برای پاسخ به ایمیل)
بخش دوم: بدنه اصلی ایمیل (The Body of the Email)
بدنه ایمیل جایی است که شما پیام اصلی خود را منتقل میکنید. در این بخش، باید اطلاعات را به صورت سازماندهیشده و واضح ارائه دهید. استفاده از پاراگرافهای کوتاه و جملات دقیق، خوانایی ایمیل را افزایش میدهد.
۱. درخواست کردن (Making a Request)
هنگام درخواست کردن، لحن مودبانه اهمیت بسیار زیادی دارد. استفاده از “Could you” یا “Would you” بسیار بهتر از “Can you” یا “Will you” است.
- Could you please send me…? (ممکن است لطفاً … را برای من ارسال کنید؟)
- I would be grateful if you could… (سپاسگزار خواهم شد اگر بتوانید…)
- I would appreciate it if you could provide me with more details. (ممنون میشوم اگر بتوانید جزئیات بیشتری در اختیار من قرار دهید.)
- Please let me know if this is possible. (لطفاً به من اطلاع دهید که آیا این امکانپذیر است یا خیر.)
- We kindly request you to… (ما محترمانه از شما درخواست میکنیم که…)
۲. ارائه اطلاعات و پیوستها (Providing Information & Attachments)
اگر قصد دارید اطلاعاتی را به اشتراک بگذارید یا فایلی را به ایمیل پیوست کنید، حتماً به آن اشاره کنید.
- Please find the attached document for your review. (لطفاً سند پیوستشده را برای بررسی خود ملاحظه فرمایید.)
- I have attached the report you requested. (گزارشی که درخواست کرده بودید را پیوست کردهام.)
- For your reference, I’ve attached… (برای ارجاع شما، … را پیوست کردهام.)
- Please note that… (لطفاً توجه داشته باشید که…)
- I would like to inform you that… (مایلم به اطلاع شما برسانم که…)
۳. موافقت و مخالفت (Agreeing and Disagreeing)
بیان موافقت یا مخالفت باید با لحنی حرفهای و محترمانه انجام شود، حتی اگر با نظر طرف مقابل موافق نیستید.
- I completely agree with your point of view. (من کاملاً با دیدگاه شما موافقم.)
- That sounds like a great plan. (به نظر طرح بسیار خوبی میآید.)
- Unfortunately, I have to disagree on this point. (متاسفانه، باید در این مورد مخالفت کنم.)
- I see your point, but I have a different perspective. (من متوجه دیدگاه شما هستم، اما دیدگاه متفاوتی دارم.)
- I’m afraid I’m not in a position to agree to that. (متاسفانه در جایگاهی نیستم که با آن موافقت کنم.)
۴. عذرخواهی کردن (Apologizing)
اگر اشتباهی رخ داده است، یک عذرخواهی صادقانه و حرفهای میتواند به حل مشکل کمک کند.
- Please accept my sincerest apologies for… (لطفاً صمیمانهترین عذرخواهی من را برای … بپذیرید.)
- I sincerely apologize for any inconvenience this may have caused. (من صمیمانه برای هرگونه ناراحتی که ممکن است ایجاد شده باشد، عذرخواهی میکنم.)
- I regret to inform you that… (با تاسف به اطلاع شما میرسانم که…)
- There was a slight misunderstanding. (یک سوءتفاهم جزئی وجود داشت.)
جدول مقایسه عبارات رسمی و غیررسمی
برای درک بهتر تفاوتها، جدول زیر مجموعهای از عبارات ایمیل رسمی انگلیسی را با معادلهای غیررسمی آنها مقایسه میکند:
| موقعیت | عبارت رسمی (Formal) | عبارت غیررسمی (Informal) |
|---|---|---|
| شروع ایمیل | Dear Mr. Smith, | Hi John, / Hey, |
| بیان هدف | I am writing to inquire about… | Just wanted to ask about… |
| درخواست کردن | I would be grateful if you could… | Can you…? |
| اطلاعرسانی | I would like to inform you that… | Just wanted to let you know that… |
| پیوست کردن فایل | Please find the attached file. | I’ve attached… / Here’s the file. |
| عذرخواهی | Please accept my apologies for the delay. | Sorry for the delay. / My bad. |
| پایان ایمیل | I look forward to hearing from you. | Talk to you soon. / Get back to me. |
| امضا | Sincerely, / Best regards, | Cheers, / Best, |
بخش سوم: پایانبندی حرفهای ایمیل (Closing Lines)
نحوه به پایان رساندن ایمیل به اندازه شروع آن اهمیت دارد. یک پایانبندی خوب، مودبانه است و در صورت نیاز، گیرنده را به انجام یک اقدام مشخص (Call to Action) دعوت میکند.
۱. جملات پایانی (Closing Remarks)
این جملات باید حس مثبتی را منتقل کنند و راه را برای ارتباطات آینده باز بگذارند.
- Thank you for your time and consideration. (از وقت و توجه شما سپاسگزارم.)
- Should you have any questions, please do not hesitate to contact me. (اگر سوالی داشتید، لطفاً در تماس با من تردید نکنید.)
- I look forward to hearing from you soon. (مشتاقانه منتظر پاسخ شما هستم.)
- Thank you in advance for your cooperation. (پیشاپیش از همکاری شما متشکرم.)
- Please let me know if you require any further information. (اگر به اطلاعات بیشتری نیاز داشتید، لطفاً به من اطلاع دهید.)
۲. امضا و خداحافظی (Sign-offs)
انتخاب عبارت پایانی مناسب به سطح رسمیت رابطه شما با گیرنده بستگی دارد.
- Sincerely, (ارادتمند شما – بسیار رسمی)
- Yours faithfully, (ارادتمند – زمانی که نام گیرنده را نمیدانید و از “To Whom It May Concern” استفاده کردهاید)
- Yours sincerely, (ارادتمند – زمانی که نام گیرنده را میدانید و از “Dear Mr./Ms. …” استفاده کردهاید)
- Best regards, (با بهترین احترامات – رایجترین و امنترین گزینه)
- Kind regards, (با احترام – کمی صمیمیتر از Best regards)
- Regards, (با احترام – کوتاه و رسمی)
پس از این عبارت، نام کامل خود را در خط بعدی و عنوان شغلی و اطلاعات تماس خود را در خطوط بعدی بنویسید.
مثال:
Best regards,
[Your Full Name]
[Your Job Title]
[Your Company]
[Your Phone Number]
نکات تکمیلی برای نوشتن یک ایمیل بینقص
علاوه بر استفاده از عبارات ایمیل رسمی انگلیسی که در بالا ذکر شد، رعایت نکات زیر به شما کمک میکند تا ایمیلهای بهتری بنویسید:
- عنوان ایمیل (Subject Line) واضح باشد: عنوان باید کوتاه، دقیق و بیانگر محتوای اصلی ایمیل باشد. از عناوین مبهم مانند “Question” یا “Hello” خودداری کنید.
- کوتاه و مختصر بنویسید: افراد معمولاً ایمیلهای زیادی دریافت میکنند. پیام خود را در کمترین تعداد کلمات ممکن و به صورت شفاف بیان کنید.
- لحن مناسب را حفظ کنید: همیشه لحن خود را مودبانه و حرفهای نگه دارید. از به کار بردن کلمات عامیانه، شکلکها (emojis) و علامت تعجب بیش از حد (!) بپرهیزید.
- قبل از ارسال بازخوانی کنید: همیشه ایمیل خود را برای اشتباهات گرامری و تایپی بازخوانی کنید. یک ایمیل پر از غلط، غیرحرفهای به نظر میرسد.
با به کارگیری این عبارات و نکات، شما میتوانید سطح ارتباطات نوشتاری خود را به زبان انگلیسی به شکل چشمگیری ارتقا دهید و با اعتماد به نفس بیشتری در محیطهای بینالمللی فعالیت کنید.
این مقاله واقعا گرهگشا بود! همیشه تو شروع ایمیلهای رسمی استرس داشتم. یه سوال: آیا استفاده از عبارت “I hope this email finds you well” برای اولین ایمیل به یک فرد غریبه مناسبه یا زیادی خودمونی میشه؟
سوال شما بسیار بجاست، سارا! عبارت “I hope this email finds you well” کاملاً رسمی و یک روش مودبانه برای شروع ایمیل است، حتی اگر برای اولین بار با کسی مکاتبه میکنید. این عبارت لحنی محترمانه ایجاد میکند. برای اولین ارتباط، بعد از یک سلام کلی مثل “Dear Mr./Ms. [Last Name]” میتوانید بلافاصله هدف خود را با “I am writing to you regarding…” بیان کنید تا کاملاً شفاف باشید.
ممنون بابت این راهنمای جامع! تجربه شخصی من اینه که حتماً “Subject Line” رو خیلی واضح و کوتاه بنویسیم. یه بار برای یه جلسه مهم، سابجکت رو کلی نوشتم و ایمیلم تو سیل ایمیلها گم شد! درس بزرگی بود.
کاملاً درسته، علی! نکته شما درباره “Subject Line” حیاتی است. یک سابجکت لاین واضح و مختصر، اولین برداشت گیرنده از ایمیل شماست و تعیین میکند که آیا ایمیل باز شود یا خیر. حتماً در مطالب آینده به طور مفصل به این موضوع خواهیم پرداخت. استفاده از کلمات کلیدی مرتبط با محتوای ایمیل هم یک راهکار عالی است.
برای عذرخواهی، علاوه بر “I apologize for the inconvenience”، عبارت دیگهای هم هست که هم رسمی باشه و هم کمی ملایمتر؟
سوال خوبی است، نرگس! در حالی که “I apologize for the inconvenience” استاندارد است، میتوانید از “Please accept my sincerest apologies for…” یا “I regret any trouble this may have caused.” نیز استفاده کنید. دو عبارت آخر میتوانند لحنی کمی نرمتر را منتقل کنند در حالی که کاملاً رسمی باقی میمانند.
میخواستم بدونم عبارت “Kindly” که بعضی وقتها میبینم استفاده میشه، زیادی از مد افتاده نیست یا هنوز رسمیه؟
پرسش عالی، رضا! “Kindly” همچنان رسمی و مودبانه تلقی میشود و اغلب در درخواستها استفاده میشود (مثلاً، “Kindly provide the necessary documents.”). با این حال، برخی از انگلیسیزبانان ممکن است آن را در برخی زمینهها کمی قدیمی یا بیش از حد مودبانه بدانند. برای یک درخواست رسمی که به طور گسترده پذیرفته شده است، “Could you please…” یا “We kindly request that…” گزینههای بسیار رایج و مطمئنی هستند.
مطالبتون همیشه عالیه! واقعاً به این راهنما نیاز داشتم. با تشکر از تیم Englishvocabulary.ir.
بین “Sincerely” و “Regards”، کدوم برای ایمیل به یک مدیر که باهاش ارتباط نسبتاً منظم دارم ولی همچنان رسمیه، مناسبتره؟
امیر، این یک دوراهی رایج است! هر دو پایانبندی رسمی عالی هستند. “Sincerely” بسیار استاندارد و مطمئن برای هر مکاتبه رسمی است. “Regards” (یا “Best regards”) زمانی قابل استفاده است که شما یک رابطه حرفهای در حال انجام دارید و میخواهید لحنی کمی کمتر خشک اما همچنان بسیار حرفهای داشته باشید. اگر این فرد مدیر مستقیم شماست و اغلب با او ارتباط دارید، “Best regards” ممکن است کمی گرمتر به نظر برسد بدون اینکه از حرفهای بودن کم کند.
“Further to our conversation” رو چطور باید تو ایمیل استفاده کرد؟ یعنی باید حتماً بعدش موضوع مکالمه رو بیاریم؟
بله، فرناز، درست متوجه شدید! “Further to our conversation (or meeting, or email) on [Date/Topic]” راهی عالی برای اشاره به یک بحث قبلی است. این عبارت مختصر است و بلافاصله به گیرنده میگوید که چرا ایمیل مینویسید، و ایمیل شما را کارآمد و حرفهای میکند.
برای یادآوری یک چیز با لحن رسمی، چه عبارتی بهتره؟ “Just a reminder” زیادی غیررسمیه؟
کیان، “Just a reminder” برای مکاتبات کاملاً رسمی واقعاً کمی غیررسمی است. برای یک یادآوری رسمی، میتوانید از “I would like to remind you that…” یا “This is a friendly reminder regarding…” (اگر برای شرایط مناسب باشد) استفاده کنید. همچنین میتوانید آن را به صورت “Following up on…” بیان کنید، اگر به یک بحث قبلی مربوط میشود.
چه مقاله مفیدی! واقعاً به همچین منبعی نیاز داشتم. ممنون از زحماتتون.
در مورد “Please find attached”، آیا هنوز هم متداولترین راه برای اشاره به پیوستهاست یا عبارتهای جدیدتری هم اومده؟
محسن، “Please find attached” هنوز به طور گستردهای قابل فهم و کاملاً قابل قبول است. با این حال، برای رویکردی مدرنتر و مستقیمتر، میتوانید از “I have attached…” یا “Attached, you will find…” نیز استفاده کنید. برخی اینها را ترجیح میدهند زیرا “find attached” گاهی اوقات میتواند کمی منفعل به نظر برسد. در نهایت، به سلیقه شخصی بستگی دارد، اما همه در زمینههای رسمی صحیح هستند.
من شنیدم “To whom it may concern” خیلی خشک و بیروحه. آیا جایگزین بهتری برای وقتی که اسم مخاطب رو نمیدونیم هست؟
حق با شماست، زهرا، “To Whom It May Concern” بسیار رسمی است و میتواند بیروح به نظر برسد. اگر نام مشخصی را نمیدانید، سعی کنید از عنوان شغلی یا نام بخش استفاده کنید، مثلاً “Dear Hiring Manager,” “Dear Customer Service Department,” یا “Dear Admissions Committee.” اگر اصلاً نمیتوان هیچ عنوان خاصی را تشخیص داد، “Dear Sir/Madam” نیز یک گزینه است، اگرچه امروزه کمتر رایج است.
برای ایمیلهایی که یک گزارش یا فایل حجیم رو ارسال میکنیم و نیاز به تایید دریافت داریم، بهترین عبارت چیه؟
این یک سوال بسیار کاربردی است، ریحانه! میتوانید از “Please confirm receipt of this email/report” یا “Kindly acknowledge receipt of the attached document” استفاده کنید. این جملات به وضوح انتظار شما را برای دریافت تاییدیه بیان میکنند.
خیلی ممنون بابت این مقاله عالی! اگر میشه در آینده در مورد سابجکت لاینهای حرفهای هم یه مقاله بنویسید.
پریسا، از پیشنهاد شما متشکریم! خوشحالیم که این مطلب برایتان مفید بود. ما قبلاً برنامهریزی یک راهنمای جامع درباره نوشتن سابجکت لاینهای مؤثر را آغاز کردهایم، پس با ما همراه باشید!
“Look forward to hearing from you” رو میشه به صورت “I’m looking forward to hearing from you” هم استفاده کرد؟ آیا رسمیتش کم میشه؟
بهنام، “I’m looking forward to hearing from you” کاملاً درست و به طور رایج در ایمیلهای رسمی استفاده میشود. این فقط نسخهای کمی کمتر خشک از “I look forward to hearing from you” است اما کاملاً حرفهای و مودبانه باقی میماند. هر دو قابل قبول هستند.
این مقاله عالیه! فقط یه نکته بگم که حواستون باشه “Yours truly” خیلی تو انگلیسی بریتانیایی استفاده میشه و تو آمریکایی کمتر. من خودم اولاش اشتباه میکردم.
برای ایمیلهای کاری روزمره با همکارایی که رابطه نسبتاً رسمی داریم، میشه شروعهای کوتاهتری مثل “Hi [Name]” رو استفاده کرد یا بهتره همیشه “Dear [Name]” باشه؟
فرزاد، این موضوع به شدت به فرهنگ کاری سازمان و رابطه شما با همکار مورد نظر بستگی دارد. اگر فرهنگ کلی رسمی است، “Dear [Name]” همیشه گزینه مطمئنی است. با این حال، در بسیاری از محیطهای حرفهای مدرن، “Hi [Name]” که با یک متن حرفهای همراه شود، برای ارتباطات داخلی با همکارانی که به طور منظم با آنها تعامل دارید، قابل قبول است. اگر شک دارید، بهتر است از “Dear” استفاده کنید.
برای بیان خبر بد یا عدم موافقت با درخواست، چه عباراتی رو پیشنهاد میکنید که رسمی و محترمانه باشه؟
آرش، این موقعیت ظریفی است که لحن در آن بسیار مهم است. میتوانید از عباراتی مانند “Unfortunately, we are unable to…” یا “While we appreciate your interest, at this time we cannot…” استفاده کنید. اغلب خوب است که با یک مقدمه همدلانه شروع کنید، مانند “Thank you for your application,” یا “We appreciate your proposal,” قبل از اینکه خبر را به آرامی منتقل کنید.
این راهنمای کامل خیلی به درد بخور بود. آیا در آینده در مورد ایمیلهای غیررسمی و دوستانه هم مطلبی خواهید داشت؟
خیلی خوشحالیم که مفید بود، مهسا! بله، قطعاً قصد داریم به نوشتن ایمیلهای غیررسمی، از جمله اصطلاحات و عبارات رایج بین دوستان و خانواده بپردازیم. منتظر آن باشید!
برای تشکر رسمی، بجز “Thank you for your cooperation” یا “Thank you for your time”، عبارات دیگهای هم هست که بشه تو شرایط مختلف استفاده کرد؟
بله، رضا، انواع مختلفی وجود دارد! میتوانید بگویید “We appreciate your prompt response,” “I am grateful for your assistance,” “Many thanks for clarifying this,” یا “Your help is greatly appreciated.” نکته اصلی این است که دقیقاً مشخص کنید برای چه چیزی تشکر میکنید.
“Sincerely yours” با “Sincerely” فرقی داره؟ یا فقط یه نوع تاکید بیشتره؟
نرگس، “Sincerely yours” و “Sincerely” به عنوان پایانبندیهای رسمی عمدتاً قابل تعویض هستند. “Sincerely yours” ممکن است برای برخی کمی سنتیتر یا رسمیتر به نظر برسد، اما هر دو معنای صداقت و احترام را منتقل میکنند. در مکاتبات تجاری مدرن، “Sincerely” به دلیل اختصار آن رایجتر است.
“I am writing to inquire about…” یا “I am writing to inform you that…” خیلی خوب بودن. آیا راه دیگهای برای شروع سریع و مستقیم ایمیل هست؟
علی، کاملاً! میتوانید از “This email is in reference to…” یا “Regarding your email of [date],” نیز استفاده کنید، اگر یک پاسخ باشد. برای یک موضوع جدید، “I am contacting you concerning…” یا “The purpose of this email is to…” نیز مستقیم و حرفهای هستند.
ممنون از راهنماییهاتون. من همیشه موقع نوشتن “Looking forward to hearing from you” احساس میکنم یه کم عجله دارم برای دریافت جواب. این حس فقط برای منه یا واقعاً میتونه چنین حسی رو منتقل کنه؟
سارا، این یک برداشت جالب است! در حالی که “Looking forward to hearing from you” انتظار برای پاسخ را بیان میکند، به طور کلی به عنوان یک پایانبندی مودبانه و استاندارد درک میشود که دریافت پاسخ را تشویق میکند، نه اینکه آن را طلب کند. اگر میخواهید آن را بیشتر نرم کنید، میتوانید “at your earliest convenience” یا “when you have a moment” را اضافه کنید، اما لزوماً ضروری نیست.
واقعا مقاله کاملی بود! تمام جنبههای ایمیل رسمی رو پوشش داده بودید. خیلی مفید و کاربردی.
چقدر شفاف و واضح توضیح داده شده بود. از این به بعد با اعتماد به نفس بیشتری ایمیلهای انگلیسی مینویسم. ممنون از سایت خوبتون.
همیشه تو انتخاب جمله پایانی برای ایمیلهای رسمی مشکل داشتم، مخصوصاً وقتی مخاطبم مدیر بود. این مقاله همه ابهامات رو برطرف کرد. دستتون درد نکنه.