- چگونه یک ایمیل انگلیسی را حرفهای و تاثیرگذار شروع کنیم؟
- برای بیان درخواست، ارائه اطلاعات یا عذرخواهی از چه عباراتی باید استفاده کرد؟
- بهترین عبارات برای به پایان رساندن یک ایمیل رسمی انگلیسی کدامند؟
- تفاوت بین لحن رسمی و غیررسمی در ایمیلهای انگلیسی چیست؟
- چطور میتوانیم با استفاده از عبارات طلایی، منظور خود را شفاف و بدون سوءتفاهم بیان کنیم؟
در این مقاله جامع، به تمام این سوالات کلیدی پاسخ خواهیم داد و گنجینهای از عبارات ایمیل رسمی انگلیسی را در اختیار شما قرار میدهیم. یادگیری این عبارات به شما کمک میکند تا با اعتماد به نفس کامل، ایمیلهای حرفهای بنویسید، تصویری شایسته از خود ارائه دهید و در ارتباطات کاری خود موفقتر عمل کنید. این راهنما به شما کمک میکند تا هر بخش از ایمیل خود را، از عنوان و شروع تا پایان، به بهترین شکل ممکن بنویسید.
چرا استفاده از عبارات استاندارد در ایمیلهای رسمی انگلیسی اهمیت دارد؟
ایمیل یکی از اصلیترین ابزارهای ارتباطی در دنیای کار و تجارت امروز است. فرقی نمیکند که با یک همکار، مدیر، مشتری یا یک شرکت خارجی در ارتباط باشید؛ نحوه نگارش ایمیل شما، تصویر حرفهای شما را شکل میدهد. استفاده از عبارات ایمیل رسمی انگلیسی که استاندارد و شناختهشده هستند، چندین مزیت کلیدی دارد:
- جلوگیری از سوءتفاهم: این عبارات معنای مشخص و روشنی دارند و به شما کمک میکنند تا پیام خود را بدون ابهام منتقل کنید.
- صرفهجویی در زمان: با در دست داشتن مجموعهای از عبارات آماده، دیگر نیازی نیست برای نوشتن هر جمله زمان زیادی صرف کنید.
- حفظ لحن حرفهای: حتی اگر به زبان انگلیسی تسلط کامل ندارید، این عبارات به شما کمک میکنند تا لحن ایمیل خود را رسمی و محترمانه نگه دارید.
- افزایش اعتبار: نگارش صحیح و حرفهای ایمیل، اعتبار شما را نزد گیرنده افزایش میدهد و نشاندهنده دقت و توجه شما به جزئیات است.
بخش اول: شروع قدرتمند یک ایمیل رسمی (Opening Lines)
نحوه شروع ایمیل، اولین تاثیر را بر روی خواننده میگذارد. یک شروع خوب باید مودبانه، مستقیم و مرتبط با موضوع باشد. انتخاب عبارت مناسب به موقعیت و میزان آشنایی شما با گیرنده بستگی دارد.
۱. سلام و احوالپرسی (Greetings)
برای ایمیلهای رسمی، استفاده از عناوین و نام خانوادگی مرسوم است. از سلامهای غیرر رسمی مانند “Hey” یا “Hi there” جداً خودداری کنید.
- Dear Mr. [Last Name], (برای آقایان)
- Dear Ms. [Last Name], (برای خانمها، زمانی که از وضعیت تاهل او بیاطلاع هستید)
- Dear Mrs. [Last Name], (برای خانمهای متاهل)
- Dear Miss [Last Name], (برای خانمهای مجرد)
- Dear Dr. [Last Name], (برای افرادی با مدرک دکترا)
- To Whom It May Concern, (زمانی که نام فرد گیرنده را نمیدانید – کمی قدیمی شده ولی هنوز کاربرد دارد)
- Dear Hiring Manager, (برای ایمیلهای درخواست کار)
- Dear [Job Title], (مثال: Dear Marketing Director)
۲. جمله آغازین (Opening Sentence)
بلافاصله پس از سلام، باید دلیل نوشتن ایمیل را مشخص کنید. این جمله باید شفاف و مختصر باشد. در ادامه چند نمونه از بهترین عبارات ایمیل رسمی انگلیسی برای شروع آورده شده است:
- I am writing to inquire about… (من مینویسم تا در مورد … سوال کنم.)
- I am writing in reference to… (من در رابطه با … مینویسم.)
- I am writing to follow up on our earlier discussion. (من برای پیگیری صحبت قبلیمان مینویسم.)
- I am contacting you to request information about… (من برای درخواست اطلاعات در مورد … با شما تماس میگیرم.)
- This is just a quick note to inform you that… (این فقط یک یادداشت سریع برای اطلاعرسانی به شماست که…)
- As we discussed, I am sending you… (همانطور که صحبت کردیم، برایتان … را ارسال میکنم.)
- Thank you for your prompt reply. (از پاسخ سریع شما متشکرم – مناسب برای پاسخ به ایمیل)
بخش دوم: بدنه اصلی ایمیل (The Body of the Email)
بدنه ایمیل جایی است که شما پیام اصلی خود را منتقل میکنید. در این بخش، باید اطلاعات را به صورت سازماندهیشده و واضح ارائه دهید. استفاده از پاراگرافهای کوتاه و جملات دقیق، خوانایی ایمیل را افزایش میدهد.
۱. درخواست کردن (Making a Request)
هنگام درخواست کردن، لحن مودبانه اهمیت بسیار زیادی دارد. استفاده از “Could you” یا “Would you” بسیار بهتر از “Can you” یا “Will you” است.
- Could you please send me…? (ممکن است لطفاً … را برای من ارسال کنید؟)
- I would be grateful if you could… (سپاسگزار خواهم شد اگر بتوانید…)
- I would appreciate it if you could provide me with more details. (ممنون میشوم اگر بتوانید جزئیات بیشتری در اختیار من قرار دهید.)
- Please let me know if this is possible. (لطفاً به من اطلاع دهید که آیا این امکانپذیر است یا خیر.)
- We kindly request you to… (ما محترمانه از شما درخواست میکنیم که…)
۲. ارائه اطلاعات و پیوستها (Providing Information & Attachments)
اگر قصد دارید اطلاعاتی را به اشتراک بگذارید یا فایلی را به ایمیل پیوست کنید، حتماً به آن اشاره کنید.
- Please find the attached document for your review. (لطفاً سند پیوستشده را برای بررسی خود ملاحظه فرمایید.)
- I have attached the report you requested. (گزارشی که درخواست کرده بودید را پیوست کردهام.)
- For your reference, I’ve attached… (برای ارجاع شما، … را پیوست کردهام.)
- Please note that… (لطفاً توجه داشته باشید که…)
- I would like to inform you that… (مایلم به اطلاع شما برسانم که…)
۳. موافقت و مخالفت (Agreeing and Disagreeing)
بیان موافقت یا مخالفت باید با لحنی حرفهای و محترمانه انجام شود، حتی اگر با نظر طرف مقابل موافق نیستید.
- I completely agree with your point of view. (من کاملاً با دیدگاه شما موافقم.)
- That sounds like a great plan. (به نظر طرح بسیار خوبی میآید.)
- Unfortunately, I have to disagree on this point. (متاسفانه، باید در این مورد مخالفت کنم.)
- I see your point, but I have a different perspective. (من متوجه دیدگاه شما هستم، اما دیدگاه متفاوتی دارم.)
- I’m afraid I’m not in a position to agree to that. (متاسفانه در جایگاهی نیستم که با آن موافقت کنم.)
۴. عذرخواهی کردن (Apologizing)
اگر اشتباهی رخ داده است، یک عذرخواهی صادقانه و حرفهای میتواند به حل مشکل کمک کند.
- Please accept my sincerest apologies for… (لطفاً صمیمانهترین عذرخواهی من را برای … بپذیرید.)
- I sincerely apologize for any inconvenience this may have caused. (من صمیمانه برای هرگونه ناراحتی که ممکن است ایجاد شده باشد، عذرخواهی میکنم.)
- I regret to inform you that… (با تاسف به اطلاع شما میرسانم که…)
- There was a slight misunderstanding. (یک سوءتفاهم جزئی وجود داشت.)
جدول مقایسه عبارات رسمی و غیررسمی
برای درک بهتر تفاوتها، جدول زیر مجموعهای از عبارات ایمیل رسمی انگلیسی را با معادلهای غیررسمی آنها مقایسه میکند:
| موقعیت | عبارت رسمی (Formal) | عبارت غیررسمی (Informal) |
|---|---|---|
| شروع ایمیل | Dear Mr. Smith, | Hi John, / Hey, |
| بیان هدف | I am writing to inquire about… | Just wanted to ask about… |
| درخواست کردن | I would be grateful if you could… | Can you…? |
| اطلاعرسانی | I would like to inform you that… | Just wanted to let you know that… |
| پیوست کردن فایل | Please find the attached file. | I’ve attached… / Here’s the file. |
| عذرخواهی | Please accept my apologies for the delay. | Sorry for the delay. / My bad. |
| پایان ایمیل | I look forward to hearing from you. | Talk to you soon. / Get back to me. |
| امضا | Sincerely, / Best regards, | Cheers, / Best, |
بخش سوم: پایانبندی حرفهای ایمیل (Closing Lines)
نحوه به پایان رساندن ایمیل به اندازه شروع آن اهمیت دارد. یک پایانبندی خوب، مودبانه است و در صورت نیاز، گیرنده را به انجام یک اقدام مشخص (Call to Action) دعوت میکند.
۱. جملات پایانی (Closing Remarks)
این جملات باید حس مثبتی را منتقل کنند و راه را برای ارتباطات آینده باز بگذارند.
- Thank you for your time and consideration. (از وقت و توجه شما سپاسگزارم.)
- Should you have any questions, please do not hesitate to contact me. (اگر سوالی داشتید، لطفاً در تماس با من تردید نکنید.)
- I look forward to hearing from you soon. (مشتاقانه منتظر پاسخ شما هستم.)
- Thank you in advance for your cooperation. (پیشاپیش از همکاری شما متشکرم.)
- Please let me know if you require any further information. (اگر به اطلاعات بیشتری نیاز داشتید، لطفاً به من اطلاع دهید.)
۲. امضا و خداحافظی (Sign-offs)
انتخاب عبارت پایانی مناسب به سطح رسمیت رابطه شما با گیرنده بستگی دارد.
- Sincerely, (ارادتمند شما – بسیار رسمی)
- Yours faithfully, (ارادتمند – زمانی که نام گیرنده را نمیدانید و از “To Whom It May Concern” استفاده کردهاید)
- Yours sincerely, (ارادتمند – زمانی که نام گیرنده را میدانید و از “Dear Mr./Ms. …” استفاده کردهاید)
- Best regards, (با بهترین احترامات – رایجترین و امنترین گزینه)
- Kind regards, (با احترام – کمی صمیمیتر از Best regards)
- Regards, (با احترام – کوتاه و رسمی)
پس از این عبارت، نام کامل خود را در خط بعدی و عنوان شغلی و اطلاعات تماس خود را در خطوط بعدی بنویسید.
مثال:
Best regards,
[Your Full Name]
[Your Job Title]
[Your Company]
[Your Phone Number]
نکات تکمیلی برای نوشتن یک ایمیل بینقص
علاوه بر استفاده از عبارات ایمیل رسمی انگلیسی که در بالا ذکر شد، رعایت نکات زیر به شما کمک میکند تا ایمیلهای بهتری بنویسید:
- عنوان ایمیل (Subject Line) واضح باشد: عنوان باید کوتاه، دقیق و بیانگر محتوای اصلی ایمیل باشد. از عناوین مبهم مانند “Question” یا “Hello” خودداری کنید.
- کوتاه و مختصر بنویسید: افراد معمولاً ایمیلهای زیادی دریافت میکنند. پیام خود را در کمترین تعداد کلمات ممکن و به صورت شفاف بیان کنید.
- لحن مناسب را حفظ کنید: همیشه لحن خود را مودبانه و حرفهای نگه دارید. از به کار بردن کلمات عامیانه، شکلکها (emojis) و علامت تعجب بیش از حد (!) بپرهیزید.
- قبل از ارسال بازخوانی کنید: همیشه ایمیل خود را برای اشتباهات گرامری و تایپی بازخوانی کنید. یک ایمیل پر از غلط، غیرحرفهای به نظر میرسد.
با به کارگیری این عبارات و نکات، شما میتوانید سطح ارتباطات نوشتاری خود را به زبان انگلیسی به شکل چشمگیری ارتقا دهید و با اعتماد به نفس بیشتری در محیطهای بینالمللی فعالیت کنید.
