- چطور میتوانم یک مکالمه تلفنی به انگلیسی را با اعتماد به نفس شروع کنم؟
- اگر در حین صحبت، کلمهای را متوجه نشدم چه باید بگویم؟
- برای تماسهای رسمی و کاری از چه عباراتی باید استفاده کرد؟
- چگونه میتوانم به شکلی مؤدبانه یک تماس تلفنی را به پایان برسانم؟
در این مقاله، به تمام این سوالات پاسخ خواهیم داد و مجموعهای کامل از جملات و عبارات کلیدی برای مدیریت یک مکالمه تلفنی به انگلیسی را در اختیار شما قرار میدهیم. صحبت کردن پشت تلفن به یک زبان دیگر میتواند چالشبرانگیز باشد، زیرا نمیتوانید از زبان بدن یا حالات چهره طرف مقابل کمکی بگیرید. اما نگران نباشید! با یادگیری ساختارها و اصطلاحات صحیح، میتوانید با تسلط کامل و به صورت حرفهای در موقعیتهای مختلف، از یک تماس دوستانه گرفته تا یک مذاکره مهم کاری، صحبت کنید. این راهنما به شما کمک میکند تا بر استرس خود غلبه کرده و با آمادگی کامل تلفن را بردارید.
شروع مکالمه تلفنی: معرفی و بیان هدف
نحوه شروع یک تماس تلفنی، تأثیر اولیه شما را شکل میدهد. چه شما تماس گیرنده باشید و چه پاسخ دهنده، استفاده از عبارات مناسب بسیار کلیدی است. این بخش به تفکیک موقعیتهای رسمی و غیررسمی به شما کمک میکند تا بهترین شروع را داشته باشید.
پاسخ دادن به تلفن (Answering the Phone)
اولین جملهای که هنگام برداشتن گوشی میگویید، لحن کلی مکالمه را تعیین میکند. در موقعیتهای مختلف از عبارات متفاوتی استفاده میشود.
- در موقعیت رسمی (محل کار): در محیطهای کاری، حرفهای بودن اهمیت دارد. بهتر است نام خود و یا شرکت را ذکر کنید.
- `Good morning/afternoon, [Company Name], [Your Name] speaking. How may I help you?` (صبح/عصر بخیر، [نام شرکت]، [نام شما] صحبت میکنه. چطور میتونم کمکتون کنم؟)
- `Thank you for calling [Company Name]. You’re speaking with [Your Name].` (ممنون از تماس با [نام شرکت]. شما با [نام شما] صحبت میکنید.)
- `Dr. Smith’s office. This is Sarah.` (مطب دکتر اسمیت. سارا هستم.)
- در موقعیت غیررسمی (دوستانه): در تماسهای شخصی، میتوانید بسیار سادهتر و خودمانیتر صحبت کنید.
- `Hello?` (الو؟)
- `Hi, this is Ali.` (سلام، علی هستم.)
- `Hey, what’s up?` (سلام، چه خبر؟ – مناسب برای وقتی که شماره تماس گیرنده را میشناسید.)
معرفی خود و پرسیدن از شخص مورد نظر (Introducing Yourself and Asking to Speak to Someone)
وقتی شما تماس میگیرید، باید خودتان را معرفی کرده و بگویید که با چه کسی کار دارید. باز هم، تفاوت بین لحن رسمی و غیررسمی مهم است.
- عبارات رسمی:
- `Hello, this is [Your Name] from [Your Company].` (سلام، من [نام شما] از شرکت [نام شرکت شما] هستم.)
- `Could I speak to [Person’s Name], please?` (ممکنه لطفاً با [نام شخص] صحبت کنم؟)
- `I’m calling to speak with Mr. Johnson.` (من برای صحبت با آقای جانسون تماس میگیرم.)
- `May I speak with someone in the sales department?` (میتونم با شخصی در بخش فروش صحبت کنم؟)
- عبارات غیررسمی:
- `Hi, it’s [Your Name]. Is [Person’s Name] there?` (سلام، [نام شما] هستم. [نام شخص] اونجاست؟)
- `Hey, can I talk to Sara?` (هی، میتونم با سارا صحبت کنم؟)
مدیریت جریان مکالمه تلفنی به انگلیسی
پس از شروع مکالمه، ممکن است با موقعیتهای مختلفی روبرو شوید؛ از وصل کردن تماس به شخص دیگر گرفته تا مواجهه با مشکلات فنی. در ادامه عبارات کاربردی برای مدیریت این شرایط را بررسی میکنیم.
وصل کردن تماس و پشت خط نگه داشتن (Connecting and Holding)
اگر در محیط کار پاسخگوی تلفن هستید، احتمالاً نیاز دارید تماسها را به همکاران خود وصل کنید. استفاده از جملات مؤدبانه در این شرایط ضروری است.
- برای وصل کردن تماس:
- `One moment, please. I’ll put you through.` (یک لحظه لطفاً. وصلتون میکنم.)
- `Please hold, and I’ll transfer you to his office.` (لطفاً گوشی را نگه دارید تا شما را به دفتر ایشان وصل کنم.)
- `I’m connecting you now.` (در حال وصل کردن شما هستم.)
- برای درخواست از تماس گیرنده برای منتظر ماندن:
- `Could you hold on a moment, please?` (ممکنه یک لحظه پشت خط بمانید لطفاً؟)
- `Just a second, I’ll check if she’s available.` (فقط یک ثانیه، چک میکنم ببینم ایشون در دسترس هستند یا نه.)
- `Hang on a moment.` (یک لحظه صبر کن. – غیررسمی)
وقتی شخص مورد نظر در دسترس نیست
یکی از رایجترین سناریوها در یک مکالمه تلفنی به انگلیسی این است که شخصی که با او کار دارید، در دسترس نباشد. در این حالت میتوانید پیغام بگذارید یا بپرسید چه زمانی برای تماس مجدد مناسب است.
اطلاع دادن عدم حضور شخص
- `I’m sorry, she’s not at her desk right now.` (متاسفم، ایشان در حال حاضر پشت میزشان نیستند.)
- `I’m afraid Mr. Davis is in a meeting until 3 PM.` (متاسفانه آقای دیویس تا ساعت ۳ در جلسه هستند.)
- `She’s out of the office today.` (ایشان امروز خارج از اداره هستند.)
- `He’s on another line at the moment.` (ایشان در حال حاضر با یک خط دیگر صحبت میکنند.)
پیشنهاد پیغام گذاشتن یا گرفتن پیغام
- `Would you like to leave a message?` (آیا مایلید پیغام بگذارید؟)
- `Can I take a message for him?` (میتونم براشون پیغام بگیرم؟)
- `Could you please ask her to call me back? My name is [Your Name] and my number is [Your Number].` (میشه لطفاً ازشون بخواهید با من تماس بگیرند؟ اسم من [نام شما] و شمارهام [شماره شما] است.)
- `I’ll make sure he gets the message.` (مطمئن میشوم که پیغام به دستشان برسد.)
مدیریت مشکلات در حین مکالمه
گاهی اوقات کیفیت پایین صدا، سرعت بالای صحبت طرف مقابل یا متوجه نشدن یک کلمه، مکالمه را دشوار میکند. نترسید و از این عبارات برای رفع مشکل استفاده کنید.
درخواست برای تکرار یا آرامتر صحبت کردن
- `I’m sorry, I didn’t quite catch that. Could you say it again, please?` (ببخشید، کامل متوجه نشدم. میشه لطفاً دوباره بگید؟)
- `Could you please speak a little more slowly?` (میشه لطفاً کمی آهستهتر صحبت کنید؟)
- `The connection is quite bad. Could you repeat that, please?` (ارتباط خیلی ضعیف است. لطفاً تکرار میکنید؟)
- `I’m having a little trouble hearing you.` (کمی در شنیدن صدای شما مشکل دارم.)
- `Sorry, what did you say?` (ببخشید، چی گفتی؟ – غیررسمی)
چک کردن اطلاعات و هجی کردن (Spelling)
برای اطمینان از درستی اطلاعاتی مانند اسم یا آدرس ایمیل، از طرف مقابل بخواهید آن را هجی (Spell) کند.
- `Could you spell your last name for me, please?` (میشه لطفاً نام خانوادگیتون رو برام هجی کنید؟)
- `Let me repeat that back to you to make sure I have it right.` (اجازه بدید تکرارش کنم تا مطمئن بشم درست متوجه شدم.)
- `So, that’s A as in Apple, M as in Mike… is that correct?` (پس، A مثل اپل، M مثل مایک… درسته؟)
پایان دادن به مکالمه تلفنی
خاتمه دادن به مکالمه نیز به اندازه شروع آن اهمیت دارد. باید این کار را به شکلی مؤدبانه و واضح انجام دهید تا سوءتفاهمی پیش نیاید.
جمعبندی و تأیید مراحل بعدی
در تماسهای کاری، بهتر است قبل از خداحافظی، نتایج مکالمه یا کارهای بعدی را مرور کنید.
- `Great. So, I will send you the report by the end of the day.` (عالیه. پس، من تا آخر وقت امروز گزارش رو براتون ارسال میکنم.)
- `Thank you for your help. I look forward to hearing from you.` (ممنون از کمکتون. منتظر شنیدن خبر از شما هستم.)
عبارات رایج برای خداحافظی
- رسمی:
- `Thank you for calling.` (ممنون از تماستون.)
- `It was nice talking to you. Have a great day.` (از صحبت با شما خوشحال شدم. روز خوبی داشته باشید.)
- `Goodbye.` (خداحافظ.)
- غیررسمی:
- `Alright, I’ll talk to you soon.` (باشه، به زودی باهات صحبت میکنم.)
- `I have to go now. Bye!` (من دیگه باید برم. خداحافظ!)
- `Catch you later.` (بعداً میبینمت.)
جدول مقایسه عبارات رسمی و غیررسمی
برای کمک به انتخاب بهترین عبارت در هر موقعیت، جدول زیر تفاوتهای کلیدی را به صورت خلاصه نشان میدهد:
| موقعیت | عبارت رسمی (Formal) | عبارت غیررسمی (Informal) |
|---|---|---|
| پاسخ به تلفن | `Good morning, [Company Name], this is [Name].` | `Hello?` / `Hey!` |
| درخواست صحبت با کسی | `May I speak to Mr. Smith, please?` | `Is John there?` |
| درخواست منتظر ماندن | `Could you hold on for a moment, please?` | `Hang on a sec.` |
| درخواست تکرار | `I’m sorry, could you repeat that?` | `What was that?` / `Say that again?` |
| خداحافظی | `Thank you for your time. Goodbye.` | `Talk to you later. Bye!` |
نکات نهایی برای یک مکالمه تلفنی موفق
- آماده باشید: قبل از تماس، نکات اصلی که میخواهید مطرح کنید را یادداشت کنید. این کار به شما کمک میکند تا چیزی را از قلم نیندازید.
- واضح و شمرده صحبت کنید: از آنجایی که طرف مقابل شما را نمیبیند، وضوح صدا و تلفظ صحیح کلمات اهمیت دوچندان دارد.
- لبخند بزنید: شاید عجیب به نظر برسد، اما لبخند زدن هنگام صحبت کردن، بر لحن صدای شما تأثیر مثبت میگذارد و آن را دوستانهتر میکند.
- از اشتباه کردن نترسید: همه ما در حال یادگیری هستیم. اگر اشتباهی کردید، به سادگی آن را تصحیح کنید و به مکالمه ادامه دهید.
مهارت در مکالمه تلفنی به انگلیسی با تمرین به دست میآید. این عبارات را مرور کنید، آنها را در موقعیتهای شبیهسازی شده تمرین کنید و با هر تماس، اعتماد به نفس بیشتری کسب کنید.
