- چگونه یک جلسه کاری را به زبان انگلیسی شروع کنیم و به دیگران خوشامد بگوییم؟
- مهمترین اصطلاحات جلسات کاری برای بیان نظر موافق یا مخالف کدامند؟
- چطور میتوانیم به شکلی حرفهای صحبت دیگران را قطع کرده یا در بحث مشارکت کنیم؟
- برای جمعبندی مباحث و مشخص کردن اقدامات بعدی از چه عباراتی باید استفاده کرد؟
در این مقاله جامع، به تمام این سوالات و بیشتر از آن پاسخ خواهیم داد. تسلط بر اصطلاحات جلسات کاری به زبان انگلیسی فقط به معنای دانستن چند لغت و عبارت نیست؛ بلکه به شما اعتماد به نفس میدهد تا ایدههای خود را به شکلی شفاف و قانعکننده بیان کنید، در مذاکرات تأثیرگذار باشید و وجههی حرفهای خود را در محیطهای بینالمللی ارتقا دهید. چه مدیر یک تیم باشید و چه عضوی از آن، این راهنما به شما کمک میکند تا در هر مرحله از یک جلسه، از شروع و خوشامدگویی گرفته تا جمعبندی و تعیین وظایف، با تسلط کامل و به درستی صحبت کنید.
شروع جلسه: خوشامدگویی و تعیین اهداف (Opening the Meeting)
شروع یک جلسه، لحن کلی آن را مشخص میکند. یک آغاز قوی، حرفهای و منظم میتواند توجه همه را جلب کرده و مسیر بحث را هموار سازد. در این بخش، عبارات کلیدی برای خوشامدگویی به شرکتکنندگان و بیان اهداف جلسه را بررسی میکنیم.
۱. خوشامدگویی به شرکتکنندگان (Welcoming Participants)
اولین قدم، استقبال گرم از حاضرین است. با این کار، فضای مثبتی ایجاد میکنید. بسته به میزان رسمیت جلسه، میتوانید از عبارات مختلفی استفاده کنید.
- Good morning/afternoon, everyone. (صبح/عصر همگی بخیر.)
- Thank you all for coming today. (از همه شما برای حضورتان امروز متشکرم.)
- I’d like to start by welcoming everyone. (مایلم با خوشامدگویی به همگی جلسه را شروع کنم.)
- I appreciate you all for being here on such short notice. (قدردانم که با اطلاعرسانی کوتاهی در اینجا حضور دارید.)
اگر شرکتکنندگان یکدیگر را نمیشناسند، بهتر است زمانی را به معرفی اختصاص دهید:
- Let’s go around the table and briefly introduce ourselves. (بیایید دور میز بگردیم و به طور خلاصه خودمان را معرفی کنیم.)
- I’d like to introduce [Name], who is our new [Job Title]. (مایلم [نام] را معرفی کنم که [سمت شغلی] جدید ما هستند.)
۲. بیان هدف و دستور کار جلسه (Stating the Purpose and Agenda)
پس از خوشامدگویی، باید به سرعت هدف اصلی جلسه را مشخص کنید. این کار به همه کمک میکند تا روی موضوع متمرکز بمانند. استفاده از اصطلاحات جلسات کاری مناسب در این بخش بسیار کلیدی است.
- The purpose of today’s meeting is to discuss… (هدف جلسه امروز بحث در مورد… است.)
- We’re here today to decide on the new marketing strategy. (ما امروز اینجا هستیم تا در مورد استراتژی جدید بازاریابی تصمیمگیری کنیم.)
- Our main goal today is to brainstorm ideas for the Q4 project. (هدف اصلی ما امروز، همفکری برای پروژه فصل چهارم است.)
- As you can see on the agenda, we’ll be covering three main points. (همانطور که در دستور کار میبینید، ما سه نکته اصلی را پوشش خواهیم داد.)
مشارکت در بحث: بیان نظرات، موافقت و مخالفت
مهمترین بخش هر جلسه، تبادل نظر و رسیدن به یک درک مشترک است. توانایی بیان نظرات به صورت شفاف و محترمانه، یک مهارت حیاتی است. در این بخش، عباراتی برای ارائه دیدگاه، موافقت و مخالفت حرفهای را یاد میگیریم.
۱. ارائه نظر و پیشنهاد (Giving Opinions and Suggestions)
هنگامی که میخواهید نظر خود را بیان کنید، بهتر است از عباراتی استفاده کنید که هم قاطعیت شما را نشان دهد و هم فضا را برای شنیدن نظرات دیگران باز بگذارد.
- In my opinion… (به نظر من…)
- From my perspective… (از دیدگاه من…)
- I think we should consider… (فکر میکنم باید… را در نظر بگیریم.)
- I’d like to suggest that we… (مایلم پیشنهاد کنم که ما…)
- How about we try a different approach? (نظرتان چیست که یک رویکرد متفاوت را امتحان کنیم؟)
۲. موافقت کردن (Agreeing)
نشان دادن موافقت، به ایجاد حس همکاری در جلسه کمک میکند. به جای گفتن یک “Yes” ساده، میتوانید از عبارات کاملتر و حرفهایتری استفاده کنید.
- I agree with you on that point. (من در آن مورد با شما موافقم.)
- That’s a great point. (نکته بسیار خوبی است.)
- I couldn’t agree more. (کاملاً موافقم.)
- Exactly! That’s what I was thinking. (دقیقا! من هم داشتم به همین فکر میکردم.)
۳. مخالفت کردن محترمانه (Disagreeing Politely)
مخالفت کردن بخش طبیعی یک بحث سازنده است، اما نحوه بیان آن بسیار مهم است. هدف، نقد ایده است نه شخص. این اصطلاحات جلسات کاری به شما کمک میکنند تا بدون ایجاد تنش، مخالفت خود را ابراز کنید.
- I see your point, but I have a different perspective. (من متوجه نظر شما هستم، اما دیدگاه متفاوتی دارم.)
- I understand where you’re coming from, however… (درک میکنم از چه زاویهای به موضوع نگاه میکنید، با این حال…)
- I’m not sure I agree with that. My concern is… (مطمئن نیستم با آن موافق باشم. نگرانی من این است که…)
- That’s one way to look at it. Another way would be… (این یک راه نگاه کردن به موضوع است. راه دیگر میتواند این باشد که…)
مدیریت جلسه و پیشبرد بحث
اگر شما مسئول برگزاری جلسه هستید، باید بتوانید گفتگو را مدیریت کنید، از خارج شدن بحث از موضوع اصلی جلوگیری کرده و همه را در گفتگو مشارکت دهید. در ادامه، عبارات کلیدی برای این منظور ارائه شده است.
۱. پرسیدن نظر دیگران (Asking for Opinions)
برای اینکه جلسه تعاملی باشد، باید نظر دیگران را نیز جویا شوید.
- What are your thoughts on this? (نظرات شما در این باره چیست؟)
- [Name], do you have anything to add? ([نام]، شما چیزی برای اضافه کردن دارید؟)
- Does anyone else have any comments? (آیا شخص دیگری نظری دارد؟)
- I’d like to hear what the team thinks. (مایلم بشنوم که تیم چه فکری میکند.)
۲. مدیریت زمان و حفظ تمرکز (Managing Time and Staying on Track)
یکی از چالشهای اصلی، مدیریت زمان است. برای جلوگیری از اتلاف وقت، از این عبارات استفاده کنید.
- Let’s move on to the next point on the agenda. (بیایید به سراغ نکته بعدی در دستور کار برویم.)
- We’re running out of time, so let’s try to wrap this up. (وقت ما رو به اتمام است، پس بیایید سعی کنیم این بحث را جمعبندی کنیم.)
- That’s an interesting point, but let’s stick to the topic for now. (نکته جالبی است، اما اجازه دهید فعلاً به موضوع اصلی پایبند باشیم.)
- We can discuss that further after the meeting. (میتوانیم بعد از جلسه بیشتر در مورد آن صحبت کنیم.)
۳. قطع کردن صحبت و شفافسازی (Interrupting and Clarifying)
گاهی لازم است صحبت کسی را برای پرسیدن سوال یا شفافسازی یک نکته قطع کنید. این کار را باید با نهایت ادب انجام دهید.
- Sorry to interrupt, but could you please clarify what you mean by…? (ببخشید که صحبتتان را قطع میکنم، اما ممکن است لطفاً منظور خود را از… شفاف کنید؟)
- If I could just jump in for a moment… (اگر اجازه بدهید یک لحظه وارد بحث شوم…)
- So, if I understand correctly, you’re saying that… (پس اگر درست متوجه شده باشم، شما میگویید که…)
- Could you please repeat that? I didn’t quite catch it. (ممکن است لطفاً آن را تکرار کنید؟ من کاملاً متوجه نشدم.)
جمعبندی و پایان دادن به جلسه (Concluding the Meeting)
یک پایان قوی به اندازه یک شروع خوب اهمیت دارد. در این مرحله باید تصمیمات گرفته شده را خلاصه کنید، اقدامات بعدی را مشخص نمایید و از همه تشکر کنید. استفاده صحیح از اصطلاحات جلسات کاری در این بخش، حس موفقیت و شفافیت را به همه منتقل میکند.
۱. خلاصه کردن نکات کلیدی (Summarizing Key Points)
قبل از پایان جلسه، مرور سریعی بر نکات اصلی داشته باشید تا مطمئن شوید همه درک یکسانی از نتایج دارند.
- To sum up, we’ve discussed… (به طور خلاصه، ما بحث کردیم در مورد…)
- Let’s quickly summarize the main points. (بیایید به سرعت نکات اصلی را خلاصه کنیم.)
- So, to recap, we’ve decided to… (خب، برای جمعبندی، ما تصمیم گرفتیم که…)
۲. مشخص کردن اقدامات بعدی (Defining Action Items)
یک جلسه بدون مشخص کردن “چه کسی، چه کاری را، تا چه زمانی انجام میدهد” بیفایده است. این مرحله بسیار حیاتی است.
- So, the next steps are… (خب، اقدامات بعدی عبارتند از…)
- [Name], could you please take care of [Task]? ([نام]، شما میتوانید لطفاً مسئولیت [وظیفه] را بر عهده بگیرید؟)
- We need to have this completed by [Date]. (ما باید این کار را تا [تاریخ] تکمیل کنیم.)
- I’ll send out an email with a summary of the action items. (من یک ایمیل حاوی خلاصه اقدامات بعدی ارسال خواهم کرد.)
۳. پایان دادن به جلسه (Closing the Meeting)
در نهایت، با عباراتی مودبانه جلسه را به پایان برسانید.
- If there’s nothing else to discuss, we can wrap up. (اگر چیز دیگری برای بحث وجود ندارد، میتوانیم جلسه را تمام کنیم.)
- That just about covers everything for today. (این تقریباً تمام موارد امروز را پوشش میدهد.)
- Thank you all for your time and valuable input. (از همه شما برای وقت و نظرات ارزشمندتان متشکرم.)
- The meeting is adjourned. (جلسه پایان یافت.)
با به کارگیری این اصطلاحات جلسات کاری، نه تنها میتوانید به طور موثر در جلسات انگلیسی شرکت کنید، بلکه میتوانید به عنوان یک عضو فعال و حرفهای شناخته شوید. به یاد داشته باشید که تمرین، کلید تسلط است. سعی کنید قبل از جلسات مهم، این عبارات را مرور کرده و از آنها در موقعیتهای واقعی استفاده کنید.
