۱۰۰ عبارت برای نوشتن ایمیل‌های رسمی و کاری به انگلیسی

• چگونه یک ایمیل کاری به زبان انگلیسی را حرفه‌ای و مودبانه شروع کنیم؟
• برای درخواست کردن، ارائه اطلاعات یا عذرخواهی در ایمیل از چه عباراتی باید استفاده کرد؟
• تفاوت بین لحن رسمی و غیررسمی در ایمیل‌های انگلیسی چیست؟
• بهترین عبارات برای به پایان رساندن یک ایمیل کاری کدامند؟
• مهم‌ترین لغات ایمیل کاری که هر متخصصی باید بداند چیست؟

در این مقاله جامع، به تمام این سوالات پاسخ خواهیم داد و گنجینه‌ای از ۱۰۰ عبارت کلیدی برای نوشتن ایمیل‌های رسمی و کاری به زبان انگلیسی را در اختیار شما قرار می‌دهیم. یادگیری و استفاده صحیح از این عبارات و لغات ایمیل کاری به شما کمک می‌کند تا تصویری حرفه‌ای از خود به نمایش بگذارید، ارتباطات موثرتری برقرار کنید و با اطمینان خاطر در محیط‌های بین‌المللی فعالیت نمایید. چه در حال ارسال درخواست شغل باشید، چه با همکاران خود در ارتباط باشید یا با مشتریان مکاتبه کنید، این راهنما به شما کمک خواهد کرد تا پیام خود را به بهترین و شفاف‌ترین شکل ممکن منتقل کنید.

شروع ایمیل: سلام و احوالپرسی (Greetings & Salutations)

نحوه شروع ایمیل، لحن کلی مکاتبه شما را تعیین می‌کند. انتخاب عبارت مناسب به میزان رسمی بودن رابطه شما با گیرنده بستگی دارد. در این بخش، مجموعه‌ای از بهترین لغات ایمیل کاری برای شروع مکاتبات را بررسی می‌کنیم.

عبارات بسیار رسمی

این عبارات برای موقعیت‌هایی مناسب هستند که گیرنده را نمی‌شناسید یا در یک سلسله مراتب اداری بسیار بالا قرار دارد.

• Dear Sir/Madam, (آقا/خانم محترم،) – زمانی که نام گیرنده را نمی‌دانید.
• To Whom It May Concern, (به فردی که به او مربوط می‌شود،) – یک عبارت بسیار رسمی که بیشتر در نامه‌های پوششی (Cover Letters) یا شکایات رسمی کاربرد دارد.
• Dear Mr./Ms./Dr. [Last Name], (آقای/خانم/دکتر [نام خانوادگی] عزیز،) – استانداردترین و امن‌ترین روش برای خطاب قرار دادن افراد در محیط کاری. همیشه از Ms. برای خانم‌ها استفاده کنید مگر اینکه بدانید ترجیح آن‌ها Mrs. است.

عبارات رسمی استاندارد

این عبارات برای مکاتبات روزمره کاری با همکاران، مدیران یا مشتریانی که با آن‌ها آشنایی دارید اما همچنان رابطه رسمی است، بسیار مناسب هستند.

• Hello [First Name], (سلام [نام کوچک]،) – دوستانه اما همچنان حرفه‌ای.
• Hi [First Name], (سلام [نام کوچک]،) – کمی غیررسمی‌تر از Hello اما در بسیاری از محیط‌های کاری امروزی کاملاً پذیرفته شده است.
• Good morning/afternoon [First Name], (صبح/عصر بخیر [نام کوچک]،) – یک جایگزین مودبانه و حرفه‌ای برای سلام کردن.

جملات آغازین: دلیل نوشتن ایمیل (Opening Lines)

پس از سلام، باید به سرعت و با شفافیت، دلیل ارسال ایمیل خود را بیان کنید. این کار به گیرنده کمک می‌کند تا فوراً متوجه موضوع اصلی شود. استفاده هوشمندانه از لغات ایمیل کاری در این بخش، اهمیت زیادی دارد.

برای پاسخ به ایمیل دیگران

• Thank you for your email received on [Date]. (از ایمیل شما که در تاریخ [تاریخ] دریافت شد، سپاسگزارم.)
• Thank you for your prompt reply. (از پاسخ سریع شما متشکرم.)
• Thanks for getting back to me so quickly. (ممنون که به سرعت به من پاسخ دادید.) – کمی غیررسمی‌تر.
• This is in response to your email regarding… (این ایمیل در پاسخ به ایمیل شما در مورد… است.)
• I am writing in reply to… (در پاسخ به… می‌نویسم.)

برای شروع یک مکاتبه جدید

• I am writing to inquire about… (می‌نویسم تا در مورد… سوال کنم.)
• I am writing to inform you that/about… (می‌نویسم تا به شما اطلاع دهم که/در مورد…)
• I am writing with regard to/in connection with… (در رابطه با… می‌نویسم.)
• I am contacting you to request information about… (برای درخواست اطلاعات در مورد… با شما تماس می‌گیرم.)
• This email is to follow up on our meeting on [Date]. (این ایمیل برای پیگیری جلسه ما در تاریخ [تاریخ] است.)
• I hope this email finds you well. (امیدوارم حالتان خوب باشد.) – یک عبارت مودبانه برای شروع ایمیل، خصوصاً اگر مدتی با فرد مکاتبه نداشته‌اید.

بدنه اصلی ایمیل: انتقال پیام کلیدی

این بخش قلب ایمیل شماست. در اینجا باید پیام اصلی خود را با استفاده از عبارات و لغات ایمیل کاری مناسب، به شکلی واضح و مختصر بیان کنید.

درخواست کردن (Making a Request)

• Could you please…? (ممکن است لطفاً…؟) – بسیار مودبانه.
• Would you be able to…? (آیا قادر خواهید بود که…؟)
• I would be grateful if you could… (سپاسگزار خواهم شد اگر بتوانید…)
• I would appreciate it if you could send me… (ممنون می‌شوم اگر بتوانید برای من… را ارسال کنید.)
• Please provide me with the necessary information. (لطفاً اطلاعات لازم را در اختیار من قرار دهید.)
• We kindly request your assistance in this matter. (ما مودبانه درخواست کمک شما را در این مورد داریم.)

ارائه اطلاعات و خبرهای خوب (Giving Information & Good News)

• Please find the information below. (لطفاً اطلاعات را در زیر بیابید.)
• I am pleased to inform you that… (خرسندم به اطلاع شما برسانم که…)
• We are happy to announce that… (خوشحالیم که اعلام کنیم…)
• Just a quick note to let you know that… (فقط یک یادداشت سریع برای اطلاع شما که…) – کمی غیررسمی.
• This is just to inform you that… (این ایمیل فقط برای اطلاع‌رسانی به شماست که…)
• For your information (FYI), … (جهت اطلاع شما، …) – بیشتر در مکالمات داخلی شرکت استفاده می‌شود.

ارائه خبرهای بد (Delivering Bad News)

بیان خبرهای بد نیازمند دقت و ملاحظه است. استفاده از عبارات مناسب می‌تواند تأثیر منفی آن را کاهش دهد.

• Unfortunately, we are unable to… (متاسفانه، ما قادر به… نیستیم.)
• I regret to inform you that… (متاسفم که به اطلاع شما برسانم که…)
• I’m afraid that we will not be able to proceed with… (متاسفانه ما قادر به ادامه کار با… نخواهیم بود.)
• After careful consideration, we have decided not to… (پس از بررسی دقیق، ما تصمیم گرفتیم که… نکنیم.)
• Despite our best efforts, … (علیرغم بهترین تلاش‌هایمان، …)

عذرخواهی کردن (Apologizing)

• Please accept our sincerest apologies for… (لطفاً صمیمانه‌ترین عذرخواهی ما را برای… بپذیرید.)
• I sincerely apologize for the inconvenience this may have caused. (من صمیمانه بابت هرگونه ناراحتی که ممکن است ایجاد شده باشد، عذرخواهی می‌کنم.)
• I am very sorry for the delay. (من بابت تاخیر بسیار متاسفم.)
• My apologies for the late response. (بابت پاسخ دیرهنگام پوزش می‌طلبم.)
• There seems to have been a misunderstanding. (به نظر می‌رسد یک سوء تفاهم رخ داده است.)

پیوست کردن فایل‌ها (Attaching Files)

یکی از رایج‌ترین کارها در ایمیل‌های کاری، ارسال فایل است. همیشه به گیرنده اطلاع دهید که فایلی پیوست شده است.

• Please find the document attached. (لطفاً سند پیوست شده را بیابید.)
• I have attached [File Name] for your review. (من [نام فایل] را برای بررسی شما پیوست کرده‌ام.)
• Please see the attached file for more details. (لطفاً برای جزئیات بیشتر به فایل پیوست مراجعه کنید.)
• The requested document is attached to this email. (سند درخواستی به این ایمیل پیوست شده است.)
• Here is the [File Name] you asked for. (این هم [نام فایل] که خواسته بودید.) – کمی غیررسمی‌تر.

جدول مقایسه عبارات رسمی و غیررسمی

برای درک بهتر تفاوت لحن، جدول زیر برخی از لغات ایمیل کاری و عبارات رایج را در دو حالت رسمی و غیررسمی مقایسه می‌کند.

موقعیت	عبارت رسمی (Formal)	عبارت غیررسمی (Informal)
شروع ایمیل	Dear Mr. Smith,	Hi John,
درخواست کردن	I would be grateful if you could…	Can you…?
موافقت کردن	I agree with your suggestion.	Sounds good.
عذرخواهی	Please accept my apologies for…	Sorry about…
پایان ایمیل	I look forward to hearing from you.	Talk to you soon.

عبارات پایانی و خداحافظی (Closing Lines & Sign-offs)

نحوه به پایان رساندن ایمیل به اندازه شروع آن مهم است. این بخش آخرین فرصت شما برای گذاشتن یک تاثیر حرفه‌ای است.

جملات قبل از خداحافظی

• If you require any further information, please do not hesitate to contact me. (اگر به اطلاعات بیشتری نیاز داشتید، لطفاً در تماس با من تردید نکنید.)
• I look forward to hearing from you soon. (مشتاقانه منتظر شنیدن پاسخ شما هستم.)
• Thank you for your time and consideration. (از وقت و توجه شما سپاسگزارم.)
• Please let me know if you have any questions. (اگر سوالی داشتید لطفاً به من اطلاع دهید.)
• We appreciate your business. (ما از همکاری با شما سپاسگزاریم.)

عبارات خداحافظی (Sign-offs)

انتخاب عبارت خداحافظی نیز به میزان رسمی بودن ایمیل بستگی دارد.

بسیار رسمی

• Yours faithfully, (با احترام،) – زمانی که نام گیرنده را نمی‌دانید (مثلاً وقتی با Dear Sir/Madam شروع کرده‌اید).
• Yours sincerely, (ارادتمند شما،) – زمانی که نام گیرنده را می‌دانید (مثلاً وقتی با Dear Mr. Smith شروع کرده‌اید).

رسمی استاندارد

• Best regards, (با بهترین احترامات،)
• Kind regards, (با احترامات گرم،)
• Sincerely, (ارادتمندانه،)
• Best, (با بهترین آرزوها،) – امروزه بسیار رایج و کمی دوستانه‌تر است.

پس از عبارت خداحافظی، نام کامل خود و سپس عنوان شغلی و اطلاعات تماس خود را در خطوط بعدی بنویسید. این ساختار حرفه‌ای، امضای ایمیل شما را تکمیل می‌کند.

نکات تکمیلی برای نوشتن یک ایمیل حرفه‌ای

علاوه بر استفاده از عبارات صحیح، رعایت چند نکته کلیدی دیگر می‌تواند کیفیت ایمیل‌های شما را به شدت افزایش دهد.

1. موضوع (Subject Line) واضح بنویسید: موضوع ایمیل باید کوتاه، دقیق و بیانگر محتوای اصلی باشد. برای مثال: “Meeting Request: Marketing Strategy Q4” یا “Question about Invoice #12345”.
2. خلاصه و مستقیم باشید: به وقت خواننده احترام بگذارید. پیام اصلی خود را در پاراگراف اول بیان کنید و از حاشیه‌روی بپرهیزید.
3. لحن مناسب را انتخاب کنید: همیشه لحن خود را با گیرنده و موقعیت تطبیق دهید. از نوشتن با حروف بزرگ (CAPS LOCK) که به معنای فریاد زدن است، خودداری کنید.
4. بازخوانی و ویرایش کنید: قبل از زدن دکمه ارسال، ایمیل خود را برای اشتباهات گرامری و تایپی با دقت بخوانید. یک ایمیل پر از غلط، غیرحرفه‌ای به نظر می‌رسد.

تسلط بر لغات ایمیل کاری و عبارات حرفه‌ای یک مهارت ضروری در دنیای امروز است. با تمرین و استفاده مداوم از این ساختارها، شما می‌توانید با اعتماد به نفس بیشتری در سطح بین‌المللی ارتباط برقرار کرده و مسیر پیشرفت شغلی خود را هموارتر سازید.