- چگونه یک جلسه کاری را به زبان انگلیسی شروع کنیم و به دیگران خوشامد بگوییم؟
- مهمترین اصطلاحات جلسات کاری برای بیان نظر موافق یا مخالف کدامند؟
- چطور میتوانیم به شکلی حرفهای صحبت دیگران را قطع کرده یا در بحث مشارکت کنیم؟
- برای جمعبندی مباحث و مشخص کردن اقدامات بعدی از چه عباراتی باید استفاده کرد؟
در این مقاله جامع، به تمام این سوالات و بیشتر از آن پاسخ خواهیم داد. تسلط بر لغات جلسات کاری به زبان انگلیسی فقط به معنای دانستن چند عبارت نیست؛ بلکه به شما اعتماد به نفس میدهد تا ایدههای خود را به شکلی شفاف و قانعکننده بیان کنید، در مذاکرات تأثیرگذار باشید و وجههی حرفهای خود را در محیطهای بینالمللی ارتقا دهید. چه مدیر یک تیم باشید و چه عضوی از آن، این راهنما به شما کمک میکند تا در هر مرحله از یک جلسه، از شروع و خوشامدگویی گرفته تا جمعبندی و تعیین وظایف، با تسلط کامل و به درستی صحبت کنید.
شروع جلسه: خوشامدگویی و تعیین اهداف (Opening the Meeting)
شروع یک جلسه، لحن کلی آن را مشخص میکند. یک آغاز قوی، حرفهای و منظم میتواند توجه همه را جلب کرده و مسیر بحث را هموار سازد. در این بخش، عبارات کلیدی برای خوشامدگویی به شرکتکنندگان و بیان اهداف جلسه را بررسی میکنیم.
۱. خوشامدگویی به شرکتکنندگان (Welcoming Participants)
اولین قدم، استقبال گرم از حاضرین است. با این کار، فضای مثبتی ایجاد میکنید. بسته به میزان رسمیت جلسه، میتوانید از عبارات مختلفی استفاده کنید.
- Good morning/afternoon, everyone. (صبح/عصر همگی بخیر.)
- Thank you all for coming today. (از همه شما برای حضورتان امروز متشکرم.)
- I’d like to start by welcoming everyone. (مایلم با خوشامدگویی به همگی جلسه را شروع کنم.)
- I appreciate you all for being here on such short notice. (قدردانم که با اطلاعرسانی کوتاهی در اینجا حضور دارید.)
اگر شرکتکنندگان یکدیگر را نمیشناسند، بهتر است زمانی را به معرفی اختصاص دهید:
- Let’s go around the table and briefly introduce ourselves. (بیایید دور میز بگردیم و به طور خلاصه خودمان را معرفی کنیم.)
- I’d like to introduce [Name], who is our new [Job Title]. (مایلم [نام] را معرفی کنم که [سمت شغلی] جدید ما هستند.)
۲. بیان هدف و دستور کار جلسه (Stating the Purpose and Agenda)
پس از خوشامدگویی، باید به وضوح بیان کنید که چرا این جلسه تشکیل شده است. این کار به متمرکز ماندن بحث کمک میکند. استفاده از لغات جلسات کاری مناسب در این بخش بسیار کلیدی است.
- The purpose of today’s meeting is to discuss… (هدف جلسه امروز بحث در مورد… است.)
- We’re here today to decide on the new marketing strategy. (ما امروز اینجا هستیم تا در مورد استراتژی جدید بازاریابی تصمیمگیری کنیم.)
- Our main goal today is to find a solution for… (هدف اصلی ما امروز پیدا کردن راهحلی برای… است.)
- I’ve called this meeting to… (من این جلسه را تشکیل دادم تا…)
همچنین، مرور سریع دستور کار (Agenda) به همه کمک میکند تا از روند جلسه آگاه باشند:
- Have you all received a copy of the agenda? (آیا همه شما یک نسخه از دستور کار را دریافت کردهاید؟)
- On the agenda, you’ll see there are three main items to cover. (در دستور کار، خواهید دید که سه مورد اصلی برای پوشش دادن وجود دارد.)
- We’ll start with…, then we’ll move on to…, and finally we’ll discuss… (با… شروع میکنیم، سپس به سراغ… میرویم و در نهایت… را مورد بحث قرار میدهیم.)
پیشبرد جلسه: مدیریت بحث و تبادل نظر
پس از شروع، نوبت به بخش اصلی جلسه یعنی بحث و گفتگو میرسد. مدیریت این بخش نیازمند تسلط بر عباراتی برای ارائه نظر، درخواست نظر دیگران، و حفظ نظم گفتگو است.
۱. درخواست نظر و مشارکت دیگران (Asking for Opinions)
برای اینکه جلسه تعاملی باشد، باید دیگران را به صحبت کردن تشویق کنید. این کار نشان میدهد که برای نظر همه ارزش قائل هستید.
- What are your thoughts on this? (نظرات شما در این مورد چیست؟)
- Does anyone have any comments or suggestions? (آیا کسی نظر یا پیشنهادی دارد؟)
- I’d like to hear what [Name] thinks about this proposal. (دوست دارم بشنوم [نام] در مورد این پیشنهاد چه فکری میکند.)
- What’s your perspective on this issue? (دیدگاه شما در مورد این مسئله چیست؟)
۲. واگذاری بحث به شخص دیگر (Handing Over)
گاهی لازم است که بخش خاصی از بحث را به فرد دیگری که در آن زمینه تخصص دارد، بسپارید.
- Now I’d like to hand it over to [Name], who will walk us through the latest sales figures. (اکنون مایلم بحث را به [نام] بسپارم که ما را با آخرین آمار فروش آشنا خواهد کرد.)
- [Name], would you like to take over from here? ([نام]، آیا مایلید از اینجا به بعد شما ادامه دهید؟)
- I’ll now pass you over to [Name] for more details on… (اکنون شما را به [نام] میسپارم برای جزئیات بیشتر در مورد…)
بیان نظرات: موافقت و مخالفت حرفهای
یکی از مهمترین مهارتها در جلسات کاری، توانایی بیان موافقت یا مخالفت به شیوهای محترمانه و سازنده است. انتخاب درست لغات جلسات کاری در این بخش میتواند تفاوت بزرگی در نتیجه گفتگو ایجاد کند.
۱. عباراتی برای بیان موافقت (Expressing Agreement)
وقتی با یک ایده یا پیشنهاد موافق هستید، میتوانید از عبارات زیر برای تأیید آن استفاده کنید.
- I completely agree. (کاملاً موافقم.)
- That’s an excellent point. (نکته بسیار خوبی است.)
- I couldn’t agree more. (بیشتر از این نمیتوانستم موافق باشم.)
- You’re absolutely right. (شما کاملاً درست میگویید.)
- I share the same view. (من هم همین دیدگاه را دارم.)
۲. عباراتی برای بیان مخالفت (Expressing Disagreement)
مخالفت کردن نیازمند دقت و نزاکت بیشتری است. هدف، نقد ایده است، نه شخص. بهتر است مخالفت خود را با یک عبارت مثبت یا همدلانه شروع کنید.
- I see your point, but I have a different perspective. (منظور شما را متوجه میشوم، اما دیدگاه متفاوتی دارم.)
- I understand where you’re coming from, however, we also need to consider… (درک میکنم از چه زاویهای نگاه میکنید، با این حال، باید… را نیز در نظر بگیریم.)
- I’m not so sure about that. Have we thought about…? (در این مورد چندان مطمئن نیستم. آیا به… فکر کردهایم؟)
- I respectfully disagree. From my point of view… (با احترام مخالفم. از دیدگاه من…)
- That’s a valid point, but I’m concerned about… (نکته معتبری است، اما من نگران… هستم.)
۳. بیان موافقت نسبی (Partial Agreement)
گاهی اوقات شما فقط با بخشی از یک ایده موافق هستید.
- I agree with you up to a point, but… (تا حدی با شما موافقم، اما…)
- That’s true to some extent, however… (تا حدی درست است، با این حال…)
- I see what you mean, but I think we’re overlooking… (میفهمم منظورتان چیست، اما فکر میکنم ما در حال نادیده گرفتن… هستیم.)
| سطح رسمیت | عبارت برای موافقت کامل | عبارت برای مخالفت محترمانه |
|---|---|---|
| بسیار رسمی | I concur with that assessment. | I must respectfully beg to differ. |
| رسمی (استاندارد) | I completely agree with you. | I see your point, but I have some concerns. |
| غیررسمی | Exactly! / For sure! | I’m not sure that’s a good idea. |
مدیریت جریان جلسه: شفافسازی، قطع صحبت و حفظ تمرکز
یک مدیر جلسه خوب باید بتواند گفتگو را در مسیر درست نگه دارد، از شفافیت مباحث اطمینان حاصل کند و در صورت لزوم، با ادب و نزاکت صحبت دیگران را قطع کند.
۱. درخواست شفافسازی و تکرار (Asking for Clarification)
اگر نکتهای را متوجه نشدید، هرگز از پرسیدن خجالت نکشید. شفاف نبودن مسائل میتواند منجر به سوءتفاهمهای بزرگ شود.
- Sorry, I didn’t quite catch that. Could you repeat it, please? (ببخشید، کاملاً متوجه نشدم. ممکن است لطفاً آن را تکرار کنید؟)
- Could you elaborate on that point? (ممکن است آن نکته را بیشتر توضیح دهید؟)
- What exactly do you mean by…? (منظور شما دقیقاً از… چیست؟)
- So, if I understand correctly, you’re saying that… (پس اگر درست فهمیده باشم، شما میگویید که…)
۲. قطع کردن صحبت دیگران (Interrupting Politely)
گاهی برای پرسیدن یک سوال مهم یا بازگرداندن بحث به مسیر اصلی، لازم است صحبت کسی را قطع کنید. این کار باید با نهایت احترام انجام شود.
- Excuse me for interrupting, but I have a quick question. (ببخشید که صحبتتان را قطع میکنم، اما یک سوال سریع داشتم.)
- May I jump in here for a moment? (اجازه هست من یک لحظه وارد بحث شوم؟)
- Before we move on, I’d like to add something here. (قبل از اینکه ادامه دهیم، مایلم نکتهای را در اینجا اضافه کنم.)
۳. بازگرداندن بحث به موضوع اصلی (Getting Back on Track)
اگر بحث از موضوع اصلی خارج شد، وظیفه شماست که آن را به مسیر درست برگردانید.
- That’s an interesting point, but let’s get back to the main topic. (نکته جالبی است، اما بیایید به موضوع اصلی برگردیم.)
- We seem to be getting off-topic. Can we return to the agenda? (به نظر میرسد از موضوع خارج شدهایم. میتوانیم به دستور کار برگردیم؟)
- Let’s not get sidetracked. We need to focus on… (بیایید از مسیر اصلی منحرف نشویم. ما باید روی… تمرکز کنیم.)
پایان جلسه: جمعبندی و تعیین اقدامات بعدی
یک پایان قوی به اندازه یک شروع قوی اهمیت دارد. جلسه باید با یک جمعبندی واضح از تصمیمات گرفته شده و مشخص کردن وظایف بعدی به اتمام برسد.
۱. جمعبندی نکات کلیدی (Summarizing)
خلاصه کردن مباحث اصلی به همه کمک میکند تا با درک یکسانی از نتایج، جلسه را ترک کنند.
- To sum up, we’ve decided to… (به طور خلاصه، ما تصمیم گرفتیم که…)
- Let’s quickly summarize the main points of today’s meeting. (بیایید به سرعت نکات اصلی جلسه امروز را خلاصه کنیم.)
- So, just to recap, the key takeaways are… (خب، فقط برای مرور، نکات کلیدی عبارتند از…)
- Before we finish, let me go over what we’ve agreed on. (قبل از اینکه تمام کنیم، اجازه دهید مواردی را که بر سر آنها توافق کردهایم مرور کنم.)
۲. مشخص کردن اقدامات بعدی (Action Points)
هر جلسه باید با “اقدامات بعدی” (Action Points) مشخصی به پایان برسد. چه کسی، چه کاری را و تا چه زمانی باید انجام دهد؟
- So, the next steps are as follows: [Name] will… by [Date]. (خب، قدمهای بعدی به این شرح است: [نام] … را تا [تاریخ] انجام خواهد داد.)
- We need to assign tasks. Who will be responsible for…? (باید وظایف را مشخص کنیم. چه کسی مسئول… خواهد بود؟)
- I’ll send out an email with a summary of the action items. (من ایمیلی حاوی خلاصه موارد عملیاتی ارسال خواهم کرد.)
۳. بستن جلسه (Closing the Meeting)
در نهایت، با تشکر از شرکتکنندگان و اعلام زمان جلسه بعدی (در صورت نیاز)، جلسه را به پایان برسانید.
- If there’s nothing else to discuss, we can wrap things up. (اگر چیز دیگری برای بحث وجود ندارد، میتوانیم جلسه را تمام کنیم.)
- Thank you all for your time and valuable input. (از همه شما برای وقت و نظرات ارزشمندتان متشکرم.)
- Our next meeting is scheduled for [Date] at [Time]. (جلسه بعدی ما برای [تاریخ] در [ساعت] برنامهریزی شده است.)
- That’s everything for today. The meeting is adjourned. (برای امروز همه چیز تمام است. جلسه به پایان رسید.)
تسلط بر این لغات جلسات کاری و عبارات کلیدی به شما کمک میکند تا نه تنها به عنوان یک شرکتکننده فعال، بلکه به عنوان یک رهبر و مدیر جلسه توانمند ظاهر شوید. تمرین این اصطلاحات در موقعیتهای واقعی، اعتماد به نفس شما را افزایش داده و به شما اجازه میدهد تا به طور موثرتری در محیطهای کاری بینالمللی ارتباط برقرار کنید.
