- چگونه میتوانم یک ایمیل حرفهای و تاثیرگذار به زبان انگلیسی بنویسم؟
- تفاوتهای کلیدی بین نامهنگاری رسمی و غیررسمی به زبان انگلیسی چیست و چه زمانی باید از هر کدام استفاده کنم؟
- برای نوشتن یک ایمیل به انگلیسی، از چه ساختار و عباراتی باید استفاده کنم تا پیامم به وضوح منتقل شود؟
- چه اشتباهات رایجی در نوشتن ایمیلهای انگلیسی وجود دارد و چگونه میتوانم از آنها پرهیز کنم؟
- آیا ابزارهایی برای بهبود مهارت نوشتن ایمیل به انگلیسی وجود دارد؟
در دنیای امروز که ارتباطات بینالمللی از اهمیت بالایی برخوردار است، توانایی نوشتن ایمیل به انگلیسی، چه در محیطهای کاری و چه در تعاملات شخصی، یک مهارت ضروری و ارزشمند محسوب میشود. این مقاله جامع به تمام سوالات شما در مورد اصول نامهنگاری رسمی و غیررسمی به زبان انگلیسی پاسخ خواهد داد و راهنماییهای عملی، ساختارهای کاربردی و عبارات کلیدی را برای شما فراهم میکند تا بتوانید با اعتماد به نفس و اثربخشی کامل، پیامهای خود را در هر موقعیتی منتقل کنید. با ما همراه باشید تا گام به گام، این مهارت حیاتی را بیاموزیم و به سطح بالاتری از تسلط بر زبان انگلیسی دست یابیم.
اهمیت نامهنگاری و نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی در دنیای امروز
در عصر اطلاعات و جهانیشدن، مهارتهای ارتباطی به زبان انگلیسی بیش از هر زمان دیگری اهمیت یافتهاند. چه برای برقراری ارتباط با همکاران بینالمللی، ارسال درخواستهای دانشگاهی، یا حتی چت با دوستان از فرهنگهای مختلف، نوشتن ایمیل به انگلیسی به ابزاری قدرتمند تبدیل شده است. یک ایمیل خوب و حرفهای نه تنها پیام شما را به وضوح منتقل میکند، بلکه تصویری مثبت از شما و سازمانتان ارائه میدهد. در مقابل، یک ایمیل با اشتباهات گرامری یا ساختاری نامناسب میتواند سوءتفاهم ایجاد کرده و حتی فرصتهای مهمی را از بین ببرد. بنابراین، تسلط بر اصول نامهنگاری رسمی و غیررسمی انگلیسی، یک سرمایهگذاری واقعی برای آینده شغلی و شخصی شماست.
تفاوتهای کلیدی بین نامهنگاری رسمی و غیررسمی به زبان انگلیسی
یکی از اولین و مهمترین گامها در نوشتن ایمیل به انگلیسی، تشخیص این است که آیا مکاتبه شما رسمی است یا غیررسمی. این تفاوت در جنبههای مختلفی منعکس میشود که در ادامه به آنها میپردازیم:
۱. لحن (Tone)
- رسمی (Formal): لحن باید محترمانه، جدی و حرفهای باشد. از شوخیها و اصطلاحات عامیانه پرهیز کنید. هدف، ارائه اطلاعات به صورت عینی و بدون احساسات شخصی است.
- غیررسمی (Informal): لحن میتواند دوستانه، گرم و راحت باشد. اجازه دارید احساسات خود را بیان کنید و از لحن محاورهای استفاده کنید.
۲. واژگان (Vocabulary)
- رسمی: از کلمات پیچیدهتر، اصطلاحات تجاری یا دانشگاهی، و افعال عبارتی (phrasal verbs) کمتر استفاده میشود. (مانند “inform” به جای “tell”, “require” به جای “need”).
- غیررسمی: از کلمات سادهتر، اصطلاحات عامیانه (slang) و افعال عبارتی رایج استفاده میشود. (مانند “get in touch” به جای “contact”, “figure out” به جای “understand”).
۳. گرامر و ساختار جمله (Grammar and Sentence Structure)
- رسمی: جملات معمولاً بلندتر، ساختارمندتر و کاملتر هستند. از ساختارهای گرامری پیچیدهتر مانند مجهول (passive voice) یا جملات شرطی نوع سوم استفاده میشود. انقباضها (contractions) مانند “don’t” یا “I’m” مجاز نیستند.
- غیررسمی: جملات کوتاهتر و سادهتر هستند. انقباضها کاملاً رایجاند. گاهی اوقات ممکن است جملات ناقص نیز به کار روند.
۴. مخاطب (Audience)
- رسمی: برای افراد ناشناس، مافوقها، اساتید، مشتریان، یا هر کسی که با او رابطه کاری یا حرفهای دارید و نیاز به حفظ فاصله و احترام است، استفاده میشود.
- غیررسمی: برای دوستان، خانواده، همکاران نزدیک، یا افرادی که با آنها رابطه صمیمانه و آشنا دارید، به کار میرود.
ساختار یک ایمیل رسمی به زبان انگلیسی
هنگام نوشتن ایمیل به انگلیسی در موقعیتهای رسمی، رعایت یک ساختار مشخص و استاندارد بسیار مهم است. این ساختار به گیرنده کمک میکند تا پیام شما را به سرعت و وضوح درک کند:
۱. خط موضوع (Subject Line)
- باید کوتاه، واضح و گویا باشد و محتوای ایمیل را به درستی منعکس کند.
- مثال: Application for Marketing Position، Meeting Request: Project X، Inquiry about Order #12345.
۲. سلام و احوالپرسی (Salutation)
- Dear Mr./Ms./Dr. [Last Name]: رایجترین و محترمانهترین فرم.
- Dear [Full Name]: اگر جنسیت یا وضعیت تاهل را نمیدانید.
- Dear Hiring Manager یا To Whom It May Concern: اگر نام گیرنده را نمیدانید.
- Dear Team یا Dear Colleagues: برای گروهی از افراد.
۳. پاراگراف مقدمه (Opening Paragraph)
- هدف اصلی ایمیل را به طور خلاصه و مستقیم بیان کنید.
- مثال: “I am writing to inquire about the vacant position…” یا “This email is to follow up on our phone conversation…“
۴. بدنه اصلی ایمیل (Body Paragraphs)
- اطلاعات اصلی را به صورت واضح، مختصر و منطقی ارائه دهید.
- هر ایده اصلی را در یک پاراگراف جداگانه بیان کنید.
- از جملات کامل و ساختارهای گرامری صحیح استفاده کنید.
- مثال: “I have extensive experience in this field, having worked as a project manager for five years.“
۵. پاراگراف نتیجهگیری (Closing Paragraph)
- خلاصه کوتاهی از درخواست یا هدف خود را ارائه دهید.
- یک “دعوت به اقدام” (Call to Action) واضح داشته باشید؛ یعنی مشخص کنید از گیرنده چه انتظاری دارید.
- مثال: “Please let me know if you require any further information.“، “I look forward to hearing from you at your earliest convenience.“
۶. عبارت پایانی (Complimentary Close)
- Sincerely یا Yours sincerely: اگر نام گیرنده را میدانید.
- Yours faithfully: اگر نام گیرنده را نمیدانید (مانند To Whom It May Concern).
- Regards یا Best regards: کمی کمتر رسمی، اما همچنان قابل قبول در بسیاری از موقعیتهای کاری.
۷. امضا (Signature)
- نام کامل شما
- عنوان شغلی (اختیاری)
- نام شرکت/سازمان (اختیاری)
- اطلاعات تماس (شماره تلفن، وبسایت، اختیاری)
ساختار یک ایمیل غیررسمی به زبان انگلیسی
در مکاتبات غیررسمی، انعطافپذیری بیشتری برای نوشتن ایمیل به انگلیسی دارید، اما همچنان رعایت برخی اصول به وضوح پیام کمک میکند:
۱. خط موضوع (Subject Line)
- میتواند کوتاه و دوستانه باشد.
- مثال: Catching up!، Quick question about our plans، Hi from London!
۲. سلام و احوالپرسی (Salutation)
- Hi [First Name] یا Hello [First Name]: رایجترین.
- Hey [First Name]: بسیار غیررسمی.
۳. پاراگراف مقدمه (Opening Paragraph)
- میتوانید با یک احوالپرسی دوستانه شروع کنید.
- مثال: “Hope you’re doing well!“، “How have you been?“، “Just wanted to say hi.“
۴. بدنه اصلی ایمیل (Body Paragraphs)
- اطلاعات را به صورت محاورهای و راحت بیان کنید.
- میتوانید از اصطلاحات عامیانه و اختصارات رایج استفاده کنید (مثلاً LOL، BTW).
- جملات میتوانند کوتاهتر و کمتر ساختارمند باشند.
۵. پاراگراف نتیجهگیری (Closing Paragraph)
- میتوانید با یک آرزوی خوب یا برنامه برای آینده نزدیک پایان دهید.
- مثال: “Looking forward to seeing you soon!“، “Talk to you later.“
۶. عبارت پایانی (Complimentary Close)
- Best، Regards، Cheers، See you soon، Talk soon.
- Lots of love یا Love: برای دوستان و خانواده بسیار نزدیک.
۷. امضا (Signature)
- فقط نام کوچک شما.
نکات کلیدی برای نوشتن ایمیلهای اثربخش به انگلیسی
صرف نظر از رسمی یا غیررسمی بودن، نوشتن ایمیل به انگلیسی مستلزم رعایت نکاتی است که اثربخشی ارتباط شما را دوچندان میکند:
- وضوح و اختصار: پیام خود را به کوتاهترین و واضحترین شکل ممکن بیان کنید. از حاشیهروی پرهیز کنید.
- تصحیح و بازبینی (Proofreading): همیشه قبل از ارسال، ایمیل خود را برای اشتباهات املایی، گرامری و نگارشی بازبینی کنید. حتی یک اشتباه کوچک میتواند از اعتبار شما بکاهد.
- پیوستها (Attachments): اگر فایلی را پیوست کردهاید، حتماً در متن ایمیل به آن اشاره کنید (مثال: “Please find the report attached.“).
- پاسخگویی به موقع: تلاش کنید به ایمیلها در اسرع وقت پاسخ دهید.
- لحن مناسب: اطمینان حاصل کنید که لحن ایمیل شما با موقعیت و رابطه شما با گیرنده مطابقت دارد.
- استفاده از پاراگرافبندی: برای افزایش خوانایی، متن را به پاراگرافهای کوتاه تقسیم کنید.
- تمرکز بر یک موضوع: تا حد امکان، هر ایمیل را به یک موضوع اصلی اختصاص دهید. اگر چندین موضوع دارید، از سابهدینگها یا لیستها استفاده کنید.
واژگان و عبارات پرکاربرد در نوشتن ایمیل به انگلیسی (رسمی و غیررسمی)
تسلط بر عبارات رایج، فرآیند نوشتن ایمیل به انگلیسی را بسیار آسانتر میکند. در اینجا چند نمونه آورده شده است:
عبارات رسمی:
در جدول زیر، عبارات پرکاربرد در نامهنگاری رسمی به همراه کاربردشان آورده شده است:
| عبارت انگلیسی (رسمی) | معنی | کاربرد |
|---|---|---|
| I am writing to inquire about… | برای پرس و جو در مورد … مینویسم. | شروع ایمیل برای درخواست اطلاعات. |
| I would appreciate it if you could… | ممنون میشوم اگر … | درخواست مؤدبانه. |
| Please find attached… | لطفاً پیوست را ملاحظه فرمایید… | اشاره به فایل پیوست شده. |
| I look forward to hearing from you. | منتظر پاسخ شما هستم. | پایان ایمیل با انتظار برای دریافت پاسخ. |
| Should you require any further information… | در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر… | پیشنهاد کمک بیشتر. |
| Thank you for your prompt attention to this matter. | از توجه فوری شما به این موضوع سپاسگزارم. | ابراز تشکر برای پاسخ سریع. |
عبارات غیررسمی:
در جدول زیر، عبارات پرکاربرد در نامهنگاری غیررسمی به همراه کاربردشان آورده شده است:
| عبارت انگلیسی (غیررسمی) | معنی | کاربرد |
|---|---|---|
| Hope you’re doing well! | امیدوارم حالت خوب باشه! | شروع دوستانه. |
| Just wanted to let you know… | فقط میخواستم بهت اطلاع بدم که… | شروع برای ارائه خبر یا اطلاعات. |
| Can you send me…? | میتونی برام بفرستی…؟ | درخواست غیررسمی. |
| Let me know if you need anything. | اگه چیزی خواستی بهم بگو. | پیشنهاد کمک. |
| Talk soon! | به زودی صحبت میکنیم! | پایان دوستانه. |
| Catch up later. | بعداً همدیگر را میبینیم / صحبت میکنیم. | پایان با اشاره به دیدار یا گفتگوی آتی. |
اشتباهات رایج در نوشتن ایمیل به انگلیسی و نحوه اجتناب از آنها
حتی با داشتن دانش کافی، ممکن است در نوشتن ایمیل به انگلیسی مرتکب اشتباهاتی شوید. آگاهی از این اشتباهات میتواند به شما در پرهیز از آنها کمک کند:
- لحن نامناسب: استفاده از لحن بیش از حد دوستانه در یک ایمیل رسمی یا برعکس. همیشه مخاطب و موقعیت را در نظر بگیرید.
- عدم بازبینی: ارسال ایمیل بدون بازبینی دقیق منجر به اشتباهات املایی و گرامری میشود که میتواند حرفهای بودن شما را زیر سوال ببرد.
- خط موضوع مبهم: یک خط موضوع نامشخص ممکن است باعث شود ایمیل شما خوانده نشود یا به پوشه هرزنامه برود.
- عدم وضوح: جملات طولانی و پیچیده یا اطلاعات نامنظم میتواند پیام شما را نامفهوم کند.
- غفلت از پیوستها: فراموش کردن اشاره به فایلی که قرار بوده پیوست شود، باعث سوءتفاهم و ایمیلهای پیگیری میشود.
- نوشتن تماماً با حروف بزرگ (ALL CAPS): این کار در فرهنگ ایمیل به معنای فریاد زدن است و بسیار نامحترمانه تلقی میشود.
- استفاده بیش از حد از اصطلاحات عامیانه یا اختصارات در ایمیلهای رسمی: این کار باعث میشود ایمیل شما غیرحرفهای به نظر برسد.
- عدم وجود یک دعوت به اقدام (Call to Action) در ایمیلهای رسمی: گیرنده باید بداند که شما از او چه میخواهید.
سخن پایانی
نوشتن ایمیل به انگلیسی، فارغ از رسمی یا غیررسمی بودن، مهارتی است که با تمرین و توجه به جزئیات بهبود مییابد. با رعایت اصول ساختاری، انتخاب واژگان و لحن مناسب، و پرهیز از اشتباهات رایج، میتوانید پیامهای خود را به اثربخشترین شکل ممکن منتقل کنید. به یاد داشته باشید که هر ایمیل فرصتی برای نمایش مهارتهای ارتباطی و حرفهای شماست. با بهرهگیری از راهنماییهای این مقاله، گامهای محکمتری در مسیر تسلط بر نامهنگاری انگلیسی بردارید و در هر موقعیتی، ارتباطاتی موفق و سازنده داشته باشید.
ممنون از مقاله عالیتون. یه سوال داشتم، تفاوت دقیق بین Sincerely و Best regards چیه؟ من همیشه گیج میشم کدوم رو کجا استفاده کنم.
سلام علی جان، سوال خیلی خوبی پرسیدی. Sincerely خیلی رسمیتره و معمولاً زمانی استفاده میشه که طرف مقابل رو نمیشناسی یا رابطه خیلی رسمیه. اما Best regards برای مکاتبات تجاری روزمره و زمانی که کمی با طرف آشنایی داری عالیه و حالت دوستانهتر اما همچنان حرفهای داره.
من شنیده بودم که بعد از Look forward to حتماً باید فعل با ing بیاد. مثلاً I look forward to meeting you. آیا درسته؟
دقیقاً درسته سپیده عزیز! این یکی از رایجترین اشتباهات گرامریه. کلمه to در اینجا حرف اضافه (preposition) هست، بنابراین فعل بعدش باید به صورت Gerund یا همون ing-form بیاد.
برای پیوست کردن فایل، عبارت Please find attached هنوز هم استفاده میشه یا قدیمی شده؟
محمد عزیز، این عبارت هنوز هم در محیطهای رسمی استفاده میشه، اما گرایش جدید به سمت جملات سادهتر مثل I’ve attached the file یا Please see the attached file هست که مدرنتر به نظر میرسند.
مقاله خیلی کاربردی بود. مخصوصاً بخش تفاوتهای رسمی و غیررسمی. من همیشه به همه میگفتم Hi ولی الان فهمیدم در اولین ارتباط بهتره از Dear استفاده کنم.
آیا استفاده از مخففهایی مثل ASAP در ایمیلهای کاری بیادبی محسوب میشه؟
نیما جان، ASAP (As Soon As Possible) لزوماً بیادبی نیست، اما ممکنه کمی دستوری و با عجله به نظر بیاد. در محیطهای خیلی رسمی بهتره از جملاتی مثل At your earliest convenience استفاده کنی تا محترمانهتر باشه.
وقتی نمیدونیم مخاطبمون آقا هست یا خانم، به جای Dear Sir/Madam چی میتونیم بنویسیم که مدرنتر باشه؟
فاطمه عزیز، امروزه عبارت To whom it may concern استفاده میشه، اما بهترین گزینه اینه که از عنوان شغلی استفاده کنی، مثلاً: Dear Hiring Manager یا Dear Customer Support Team.
بخش مربوط به Subject Line عالی بود. من همیشه یادم میرفت عنوان رو بنویسم و ایمیلهام اسپم میشد.
تفاوت بین CC و BCC رو خیلی خوب توضیح دادید. من همیشه فکر میکردم فرقی ندارن.
خوشحالم که برات مفید بوده مریم جان. یادت باشه BCC (Blind Carbon Copy) برای حفظ حریم خصوصی خیلی حیاتیه، مخصوصاً وقتی ایمیل رو به تعداد زیادی از افراد میفرستی که همدیگه رو نمیشناسن.
آیا بعد از کلمه Dear و اسم طرف مقابل، باید حتماً کاما (,) بذاریم؟ مثلاً Dear John,
بله رضا جان، در نامهنگاری استاندارد بعد از عبارت سلام و احوالپرسی اولیه حتماً باید کاما بذاری. در نامههای بسیار رسمی اداری در انگلیسی آمریکایی گاهی از دو نقطه (:) هم استفاده میشه.
من از افزونه Grammarly که معرفی کردید استفاده کردم، واقعاً برای اصلاح غلطهای املایی در ایمیل معجزه میکنه!
برای پیگیری یک ایمیل که قبلاً فرستادیم و جواب نگرفتیم، چه جملهای پیشنهاد میدید که جسورانه نباشه؟
کامران عزیز، میتونی از عبارت نرم و محترمانهای مثل: I’m just following up on my previous email یا I wanted to gently bring this to your attention استفاده کنی.
استفاده از علامت تعجب (!) در ایمیلهای رسمی مجازه؟ من شنیدم نباید استفاده کرد.
درست شنیدی مهسا جان. در ایمیلهای رسمی بهتره از علامت تعجب استفاده نکنی یا نهایتاً فقط یک بار در انتهای جمله ‘Thanks!’ به کار ببری. استفاده زیاد از اون باعث میشه غیرحرفهای و هیجانی به نظر برسی.
عبارت Hope this email finds you well چقدر رایجه؟ من توی فیلمها زیاد میشنوم.
آرش عزیز، این یک عبارت کلاسیک و بسیار رایج برای شروع ایمیلهای رسمیه. مثل این میمونه که بگیم ‘امیدوارم حالتون خوب باشه’. برای باز کردن یخ مکالمه گزینه خیلی امن و خوبیه.
ممنون، خیلی به من در نوشتن Cover Letter برای اپلای کمک کرد.
فرق بین Regards و Warm regards چیه؟
بابک جان، Regards کاملاً خنثی و رسمیه، اما Warm regards صمیمیت بیشتری داره و معمولاً وقتی استفاده میشه که قبلاً چند بار با اون شخص مکاتبه داشتی و رابطهتون کمی صمیمیتر شده.
لطفاً در مورد نوشتن ایمیل برای عذرخواهی (Apology) هم یک مطلب جداگانه بذارید. مثلاً وقتی دیر جواب میدیم.
حتماً هانیه جان، پیشنهاد خوبیه. فعلاً یادت باشه سادهترین و پرکاربردترین جمله اینه: Apologies for the delayed response.
من همیشه برای خداحافظی مینویسم Yours truly. این درسته؟
سهیل جان، Yours truly بیشتر در نامههای سنتی کاغذی استفاده میشه و در ایمیلهای امروزی کمی قدیمی (Old-fashioned) به نظر میاد. بهتره از گزینههایی مثل Sincerely یا Best استفاده کنی.
آیا در ایمیل باید اول اسم کوچک رو بنویسیم یا فامیل؟ مثلاً Dear Mr. Ali یا Dear Mr. Ahmadi؟
پریناز عزیز، در انگلیسی هیچوقت بعد از Mr یا Ms اسم کوچک رو نمیاریم. یا باید بگی Dear Ali (دوستانه) یا Dear Mr. Ahmadi (رسمی).
واقعاً عالی بود، من همیشه توی ساختار کلی ایمیل مشکل داشتم که الان برطرف شد.
برای تشکر در انتهای ایمیل، Thank you in advance چه فرقی با Thanks داره؟
رویا جان، Thank you in advance یعنی ‘پیشاپیش از شما سپاسگزارم’ و زمانی استفاده میشه که درخواستی از طرف مقابل داری. اما Thanks یک تشکر کلی و غیررسمی هست.
تفاوت دقیق بین Yours sincerely و Yours faithfully چیه؟ من همیشه این دوتا رو با هم قاطی میکنم.
نکته خیلی خوبیه امیرحسین جان. خیلی سادهاش اینه: اگر اسم گیرنده رو میدونی (مثلاً Dear Mr. Smith) از Yours sincerely استفاده کن. اما اگه اسمش رو نمیدونی و با Dear Sir/Madam شروع کردی، از Yours faithfully استفاده میشه. البته امروزه در ایمیلهای مدرن، Best regards خیلی رایجتر و ایمنتره.
عبارت I hope this email finds you well برای شروع ایمیل هنوز هم استفاده میشه یا خیلی قدیمی شده؟
سارا عزیز، این عبارت هنوز هم در ایمیلهای رسمی استفاده میشه اما بله، کمی کلیشهای شده. اگه میخوای کمی مدرنتر به نظر برسی، میتونی از عبارتهایی مثل I hope you’re having a productive week یا I hope you’re doing well استفاده کنی.
توی ایمیلهای اداری میشه از مخففهایی مثل I’m یا don’t استفاده کرد یا باید حتماً کامل نوشته بشن؟
در نامهنگاریهای بسیار رسمی (Formal)، بهتره که از مخففها (Contractions) استفاده نکنی و بنویسی I am یا do not. اما در ایمیلهای کاری روزمره که کمی جنبه دوستانه پیدا کردن، استفاده از اونها اشکالی نداره.
من همیشه برای نوشتن بخش Subject مشکل دارم. باید حتماً جمله کامل باشه؟
به هیچ وجه مریم جان! Subject Line باید کوتاه، دقیق و شامل کلمات کلیدی باشه. مثلاً به جای اینکه بنویسی I am writing to ask about the meeting، بهتره بنویسی: Inquiry: Upcoming Marketing Meeting.
برای پیوست کردن فایل، عبارت Please find attached درسته یا Please find enclosed؟
فرزاد عزیز، در ایمیل کلمه Attached درسته. کلمه Enclosed بیشتر برای نامههای کاغذی که داخل پاکت گذاشته میشن (مثل چک یا فرم فیزیکی) استفاده میشه.
اگر بخوام بگم ‘ببخشید بابت تاخیر در پاسخگویی’ چی باید بنویسم که حرفهای باشه؟
نیلوفر جان، عبارت Apologies for the delayed response خیلی رایج و حرفهایه. همچنین میتونی از Thank you for your patience هم استفاده کنی که بار مثبت بیشتری داره.
تفاوت بین CC و BCC رو هم کاش توضیح میدادید. ممنون از مقاله خوبتون.
خواهش میکنم مهدی جان. CC مخفف Carbon Copy هست و بقیه میبینن که چه کسانی ایمیل رو دریافت کردن. BCC مخفف Blind Carbon Copy هست؛ یعنی آدرسهایی که اینجا قرار میگیرن مخفی میمونن و بقیه متوجه نمیشن که اونها هم ایمیل رو گرفتن.
آیا استفاده از ASAP در ایمیلهای کاری بیادبه؟ من شنیدم نباید استفاده کرد.
الناز عزیز، استفاده از ASAP ممکنه کمی دستوری و تند به نظر بیاد. به جای اون بهتره از عبارتهای ملایمتری مثل At your earliest convenience یا As soon as you can استفاده کنی.
من توی فیلمها دیدم که آخر ایمیل فقط مینویسن Best. این رسمیه یا نه؟
پویا جان، Best یا Best wishes نیمهرسمی (Semi-formal) محسوب میشن. برای کسی که قبلاً باهاش ارتباط داشتی عالیه، اما برای اولین ارتباط با یک شرکت بزرگ، بهتره از Sincerely یا Regards استفاده کنی.
برای خطاب قرار دادن کسی که جنسیتش رو نمیدونیم هنوز هم To whom it may concern استفاده میشه؟
بله استفاده میشه، اما خیلی سنتیه. امروزه پیشنهاد میشه از عنوان دپارتمان استفاده کنی، مثلاً: Dear Hiring Manager یا Dear Admissions Team. اینطوری خیلی بهتره.
کلمه Regards خالی برای پایان ایمیل کافیه یا حتماً باید Kind یا Best داشته باشه؟
هر دو درسته آرش جان. Regards کمی سردتر و رسمیتره، در حالی که Kind regards یا Best regards صمیمیت و احترام بیشتری رو منتقل میکنه.
منظور از Out-of-office reply همون ایمیلهای خودکاریه که وقتی نیستیم فرستاده میشه؟
چطوری میتونم خیلی مودبانه بگم که منتظر جواب شما هستم؟
حامد عزیز، عبارت کلاسیک و عالی برای این کار I look forward to hearing from you soon هست.
مقاله بسیار مفیدی بود، مخصوصاً بخش تفاوتهای رسمی و غیررسمی.
آیا در ایمیلهای انگلیسی هم مثل فارسی باید خیلی تعارف کنیم؟
سهیل جان، اتفاقاً برعکس! در ایمیلهای انگلیسی، صراحت و کوتاهی (Brevity) نشانه احترام به وقت طرف مقابله. بهتره مستقیم بری سر اصل مطلب.
استفاده از علامت تعجب (!) در ایمیلهای رسمی مجازه؟
برای پیگیری یک ایمیل قبلی که جواب ندادن، چه جملهای خوبه؟
کامران جان، میتونی با این جمله شروع کنی: I am writing to follow up on my previous email regarding… این ساختار خیلی حرفهایه.
تلفظ کلمه Archive توی ایمیلها چطوریه؟ ‘آرچیو’ یا ‘آرکایو’؟
تلفظ درستش ‘آرکایو’ /ɑːr.kaɪv/ هست نسترن عزیز. حرف ‘ch’ در اینجا صدای ‘ک’ میده.
ممنون از لیست لغات کاربردی. خیلی به کارم اومد برای اپلای.
فرق بین Inform و Notify در ایمیلهای رسمی چیه؟
شقایق جان، هر دو به معنی اطلاع دادن هستن و تفاوت معنایی زیادی ندارن، اما Notify معمولاً زمانی استفاده میشه که یک اطلاعرسانی رسمی یا سیستماتیک در کاره.