انگلیسی برای صحبت تلفنی: از رزرو وقت تا پیگیری سفارش

• چطور یک مکالمه تلفنی به انگلیسی را با اعتماد به نفس شروع کنیم؟
• برای رزرو وقت دکتر یا رستوران از چه عباراتی باید استفاده کرد؟
• اگر در حین مکالمه متوجه صحبت‌های طرف مقابل نشدیم، چه بگوییم؟
• چگونه می‌توانیم یک سفارش را به صورت تلفنی پیگیری کرده یا مشکلی را گزارش دهیم؟
• برای پایان دادن به یک تماس تلفنی به شیوه‌ای حرفه‌ای از چه جملاتی استفاده می‌شود؟

در این مقاله، به تمام این سوالات و بسیاری نکات دیگر پاسخ خواهیم داد. یادگیری اصول مکالمه تلفنی به انگلیسی یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها در دنیای امروز است، چه برای اهداف کاری و چه شخصی. بسیاری از افراد با وجود تسلط نسبی به زبان انگلیسی، هنگام صحبت با تلفن دچار استرس می‌شوند، زیرا نمی‌توانند از زبان بدن یا حالات چهره طرف مقابل کمکی بگیرند. این راهنمای جامع به شما کمک می‌کند تا با یادگیری عبارات کلیدی و ساختارهای ضروری، هر نوع تماس تلفنی، از یک سلام و احوالپرسی ساده گرفته تا پیگیری‌های پیچیده تجاری را با موفقیت مدیریت کنید.

شروع یک مکالمه تلفنی حرفه‌ای: فراتر از “Hello”

اولین برداشت در یک تماس تلفنی بسیار مهم است. شروع مکالمه شما باید بسته به موقعیت (رسمی یا غیررسمی) و اینکه شما تماس گیرنده هستید یا پاسخ‌دهنده، متفاوت باشد. در ادامه، ساختارهای کلیدی برای هر دو حالت را بررسی می‌کنیم.

وقتی شما تماس می‌گیرید (Calling)

برای شروع یک مکالمه تلفنی به انگلیسی به صورت حرفه‌ای، ابتدا خود را معرفی کرده و سپس دلیل تماس خود را بیان کنید. این کار به طرف مقابل کمک می‌کند تا به سرعت در جریان موضوع قرار گیرد.

• معرفی رسمی:
  • Hello, this is [Your Name] from [Your Company].
    مثال:

    Hello, this is Ali Rezaei from Saba Co.

  • Good morning/afternoon, my name is [Your Name] and I’m calling from [Your Company].
    مثال:

    Good morning, my name is Sara Rahimi and I’m calling from EnglishVocabulary.ir.

• بیان دلیل تماس:
  • I’m calling to ask about… (برای پرسیدن در مورد…)
  • I’m calling in regard to… (در رابطه با… تماس می‌گیرم)
  • Could I speak to [Person’s Name], please? (ممکن است با [نام شخص] صحبت کنم، لطفا؟)

وقتی شما به تماس پاسخ می‌دهید (Answering)

پاسخ دادن به تلفن در یک محیط کاری نیازمند حرفه‌ای بودن است. به جای یک “Hello” ساده، می‌توانید از عبارات کامل‌تری استفاده کنید.

• پاسخگویی رسمی (در محیط کار):
  • Good morning, [Company Name], [Your Name] speaking. How may I help you?
    مثال:

    Good morning, EnglishVocabulary.ir, Sara speaking. How may I help you?

  • Thank you for calling [Company Name]. You’re speaking with [Your Name].
    مثال:

    Thank you for calling Saba Co. You’re speaking with Ali.

• پاسخگویی غیررسمی (به دوستان):
  • Hello?
  • Hi, [Your Name] speaking.

اصطلاحات کلیدی برای مدیریت تماس

در طول یک مکالمه تلفنی به انگلیسی ممکن است با چالش‌هایی مانند قطع و وصل شدن صدا، عدم درک صحبت‌های طرف مقابل یا نیاز به درخواست تکرار مواجه شوید. در اینجا عبارات کاربردی برای مدیریت این موقعیت‌ها آورده شده است.

درخواست تکرار یا شفاف‌سازی

خجالت نکشید اگر بخشی از صحبت‌ها را متوجه نشدید. درخواست تکرار کاملاً طبیعی و حرفه‌ای است.

• I’m sorry, I didn’t catch that. Could you please repeat it? (ببخشید، متوجه نشدم. ممکن است تکرار کنید؟)
• Could you speak a little more slowly, please? (ممکن است کمی آهسته‌تر صحبت کنید، لطفا؟)
• Sorry, the connection is very bad. Could you say that again? (ببخشید، ارتباط خیلی ضعیف است. ممکن است دوباره بگویید؟)
• Just to clarify, you mean… (فقط برای اینکه مطمئن شوم، منظورتان این است که…)

پشت خط نگه داشتن کسی (Putting Someone on Hold)

اگر نیاز دارید تماس را برای لحظاتی متوقف کنید تا اطلاعاتی را بررسی کنید، حتماً از طرف مقابل اجازه بگیرید.

• Could you hold on for a moment, please? (ممکن است یک لحظه پشت خط بمانید، لطفا؟)
• Just a moment, please. I’ll check that for you. (یک لحظه لطفا. برایتان بررسی می‌کنم.)
• Do you mind holding while I transfer you? (اشکالی ندارد شما را به بخش مربوطه وصل کنم و پشت خط بمانید؟)

اتصال تماس به شخص دیگر (Transferring a Call)

در محیط‌های کاری، اغلب نیاز به وصل کردن تماس به همکار یا دپارتمان دیگری وجود دارد.

• I’ll put you through to [Person’s Name / Department]. (شما را به [نام شخص/بخش] وصل می‌کنم.)
• Please hold, and I’ll transfer you to the sales department. (لطفا پشت خط بمانید، شما را به بخش فروش وصل می‌کنم.)

رزرو وقت و هماهنگی (Making Appointments)

یکی از رایج‌ترین دلایل برای یک مکالمه تلفنی به انگلیسی، رزرو وقت دکتر، رستوران یا یک جلسه کاری است. در این بخش، یک نمونه مکالمه و عبارات ضروری را مشاهده می‌کنید.

عبارات کلیدی برای رزرو وقت

• شروع درخواست:
  • I’d like to make an appointment to see Dr. [Name]. (می‌خواهم برای ملاقات با دکتر [نام] وقت بگیرم.)
  • I would like to book a table for two for tonight at 8 PM. (می‌خواهم یک میز دو نفره برای امشب ساعت ۸ رزرو کنم.)
  • Is it possible to schedule a meeting for next Tuesday? (امکانش هست یک جلسه برای سه‌شنبه آینده هماهنگ کنیم؟)
• پاسخ به زمان‌های پیشنهادی:
  • Yes, Tuesday at 10 AM works for me. (بله، سه‌شنبه ساعت ۱۰ صبح برای من مناسب است.)
  • I’m afraid I’m busy at that time. Is there anything available in the afternoon? (متاسفانه آن زمان مشغول هستم. آیا بعد از ظهر وقت خالی دارید؟)
  • That sounds perfect. (عالی به نظر می‌رسد.)

نمونه مکالمه: رزرو وقت دکتر

در جدول زیر یک نمونه مکالمه کامل برای گرفتن وقت از یک کلینیک پزشکی آورده شده است.

شخص	جمله به انگلیسی	ترجمه فارسی
Receptionist	Good morning, City Clinic. How can I help you?	صبح بخیر، کلینیک سیتی. چطور می‌توانم کمکتان کنم؟
You	Hello, I’d like to make an appointment to see Dr. Smith, please.	سلام، می‌خواستم برای ملاقات با دکتر اسمیت وقت بگیرم، لطفا.
Receptionist	Certainly. Are you an existing patient?	حتما. آیا شما از بیماران قبلی ما هستید؟
You	Yes, I am. My name is [Your Name].	بله، هستم. نام من [نام شما] است.
Receptionist	Thank you. Dr. Smith has an opening tomorrow at 11 AM or on Friday at 3 PM.	ممنون. دکتر اسمیت فردا ساعت ۱۱ صبح یا جمعه ساعت ۳ بعد از ظهر وقت خالی دارند.
You	Tomorrow at 11 AM would be great.	فردا ساعت ۱۱ صبح عالی است.
Receptionist	Alright, I’ve scheduled you for 11 AM tomorrow. We’ll see you then.	بسیار خب، برای شما فردا ساعت ۱۱ وقت رزرو کردم. فردا می‌بینیمتان.

پیگیری سفارشات و خدمات مشتریان

تماس با بخش خدمات مشتریان برای پیگیری یک سفارش یا گزارش یک مشکل، یکی دیگر از سناریوهای رایج در مکالمه تلفنی به انگلیسی است. داشتن شماره سفارش (order number) یا شماره مشتری (customer ID) قبل از تماس بسیار کمک‌کننده است.

عبارات کاربردی برای پیگیری سفارش

• I’m calling to check the status of my order. (برای پیگیری وضعیت سفارشم تماس می‌گیرم.)
• My order number is [Your Order Number]. (شماره سفارش من [شماره سفارش] است.)
• Could you please tell me when I can expect the delivery? (ممکن است بفرمایید چه زمانی می‌توانم منتظر تحویل باشم؟)
• I received my order, but there’s a problem. The item is damaged. (سفارشم را دریافت کردم، اما مشکلی وجود دارد. کالا آسیب دیده است.)
• I’d like to report an issue with your service. (می‌خواهم مشکلی را در مورد خدمات شما گزارش دهم.)

نکات مهم هنگام تماس با خدمات مشتریان

1. آماده باشید: قبل از تماس، تمام اطلاعات لازم مانند شماره سفارش، مدل محصول و شرح مختصری از مشکل را آماده کنید.
2. آرام و مودب باشید: حتی اگر از محصول یا خدمات ناراضی هستید، حفظ آرامش و صحبت کردن با لحنی مودبانه به حل سریع‌تر مشکل کمک می‌کند.
3. واضح صحبت کنید: مشکل خود را به صورت شفاف و مرحله به مرحله توضیح دهید.
4. راه حل بخواهید: پس از توضیح مشکل، مشخص کنید که چه انتظاری دارید (مثلاً تعویض کالا، بازگشت وجه یا تعمیر). می‌توانید بپرسید: What are my options? (چه گزینه‌هایی دارم؟)

پایان دادن به مکالمه تلفنی

نحوه پایان دادن به یک مکالمه تلفنی به انگلیسی به اندازه شروع آن اهمیت دارد. این کار باید به شکلی مودبانه و حرفه‌ای انجام شود.

عبارات رایج برای خاتمه دادن به تماس

• جمع‌بندی و تشکر:
  • Thank you so much for your help. (بابت کمکتان خیلی متشکرم.)
  • It was great talking to you. (صحبت با شما لذت‌بخش بود.)
  • Thank you for calling. (ممنون که تماس گرفتید.)
• بیان مراحل بعدی (در صورت وجود):
  • So, I’ll expect your email shortly. (پس، به زودی منتظر ایمیل شما خواهم بود.)
  • I will send you the report by the end of the day. (من گزارش را تا پایان امروز برایتان ارسال خواهم کرد.)
• خداحافظی نهایی:
  • Have a great day! (روز خوبی داشته باشید!)
  • Goodbye. (خداحافظ.)
  • Take care. (مراقب خودتان باشید.)

در نهایت، به یاد داشته باشید که تمرین، کلید موفقیت در هر مهارتی است. از هر فرصتی برای برقراری مکالمه تلفنی به انگلیسی استفاده کنید. می‌توانید با دوستان خود تمرین کنید یا حتی با خدمات مشتریان شرکت‌های بین‌المللی برای پرسیدن سوالات ساده تماس بگیرید. هرچه بیشتر صحبت کنید، اعتماد به نفس شما بیشتر شده و این عبارات به صورت طبیعی در ذهن شما جای می‌گیرند.