فکر کن اپلای کردی و منتظر جواب از استاد راهنمای آیندهات هستی، یا ترم اول دانشگاه خارجی شروع شده و کلی سوال داری. اولین ایمیل رو که باز میکنی، با اعتماد به نفس مینویسی “Hi Teacher” و… سکوت. جوابی نمیاد. چرا؟ چون همین یک کلمه کافیه تا همه چیز خراب بشه!
شاید باورتون نشه، ولی دنیای ایمیل زدن به اساتید، یه سری قانون نانوشته داره که اگه بلد نباشی، خیلی راحت غیرحرفهای به نظر میای. بذارید روراست باشیم، اینجا کلاس زبان نیست!
چرا “Teacher” گفتن مثل فاجعه است؟ (و به جاش چی بگیم)
اولین و بزرگترین اشتباه ما ایرانیها همینه. کلمهی “Teacher” توی انگلیسی بیشتر برای معلمهای مدرسه ابتدایی یا مهدکودک استفاده میشه. وقتی شما یه استاد دانشگاه رو با این کلمه خطاب میکنی، انگار داری میگی “هی عمو!”.
- ✅ بهترین گزینه: از عنوان “Professor” به همراه نام خانوادگی استاد استفاده کن. مثلا: “Dear Professor Smith”. این رسمیترین و درستترین حالته.
- ✅ گزینه جایگزین: اگه مطمئن نیستی طرف Professor هست یا نه (مثلا Teaching Assistant هست)، میتونی از “Dr.” استفاده کنی (اگر دکترا داره). مثلا: “Dear Dr. Smith”.
- ❌ اشتباه محض: صدا زدن با اسم کوچیک (Hi John) مگر اینکه خود استاد به شما این اجازه رو داده باشه.
نکته فرهنگی: توی فرهنگ آکادمیک غرب، عناوین خیلی مهمن. استفاده از عنوان درست، نشوندهندهی احترام و جدیت شماست.
موضوع ایمیل (Subject): اولین چیزی که استاد میبینه!
استادها روزی صدتا ایمیل میگیرن. اگه سابجکت ایمیلت گنگ و نامفهوم باشه، یا اصلا باز نمیشه یا ته لیست میره. پس قید کلماتی مثل “Question” یا “Help” رو تنهایی بزن.
فرمول یه سابجکت خوب:
- شفاف و مستقیم: موضوع اصلی رو در چند کلمه بگو.
- اطلاعات کلیدی: اسم درس و شماره دانشجوییات رو بیار.
چند تا مثال خوب:
-
Subject: Question about the deadline for [Course Name], Student ID: [Your ID] -
Subject: Request for Extension - [Assignment Name] - [Your Name] -
Subject: Follow-up on my application for the PhD program
چطور مودبانه مهلت بیشتر (Extension) بخوایم؟
خب، رسیدیم به بخش حساس ماجرا! همه ما یه روزی به تمدید ددلاین نیاز پیدا میکنیم. نکته اینجاست که چطور این درخواست رو مطرح کنیم که ضعیف یا بیمسئولیت به نظر نرسیم.
هیچوقت ننویس: “I need an extension.”. این جمله دستوری و غیرمودبانه است.
یه الگوی حرفهای برای درخواست Extension:
- مودبانه شروع کن: “Dear Professor Smith, I hope this email finds you well.”
- اصل مطلب رو بگو: “I am writing to respectfully request a brief extension for the upcoming assignment, [Assignment Name], which is due on [Original Due Date].”
- (اختیاری ولی موثر) یه دلیل کوتاه و قانعکننده بیار: “I’ve recently had an unexpected [family/health] issue that has impacted my ability to complete it on time.” (لازم نیست جزئیات رو کامل بگید).
- نشون بده که کار رو شروع کردی: “I have already completed the first part of the assignment and just need a little more time to ensure its quality.”
- پایانبندی محترمانه: “Thank you for your understanding.”
پایان ایمیل: با “Sincerely” کلاس کار رو ببر بالا!
نحوهی تموم کردن ایمیل هم به اندازهی شروعش مهمه. از کلمات و عبارات خیلی خودمونی یا قدیمی استفاده نکن.
- ✅ بهترین گزینهها (رسمی و نیمهرسمی):
- Best regards,
- Sincerely,
- Kind regards,
- ❌ گزینههای نه چندان خوب:
- Cheers: خیلی خودمونی و بریتانیاییه، شاید برای هر استادی مناسب نباشه.
- Yours faithfully: خیلی خیلی رسمیه و بیشتر برای نامههای اداری قدیمی کاربرد داره.
- Thanks: یه کم خالی و ناقص به نظر میاد. بهتره بنویسی “Thank you for your time”.
بعد از این عبارتها، اسم کامل خودت رو بنویس.
مثال کامل:
Best regards,
[Your Full Name]
[Your Student ID]
نتیجهگیری: ایمیل شما، کارت ویزیت شماست!
یادتون باشه، هر ایمیلی که میفرستید، یه تصویر از شخصیت حرفهای شما میسازه. با رعایت همین چندتا نکتهی ساده، نه تنها سریعتر جواب میگیرید، بلکه به عنوان یه دانشجوی حرفهای و بادقت شناخته میشید. پس دیگه “Hi Teacher” ممنوع!
شما چی؟ تا حالا اشتباه خندهداری توی ایمیل زدن به استاد داشتید؟ توی کامنتها برامون بنویسید!
سوالات متداول (FAQ)
۱. اگه اسم کوچیک استاد رو بدونم، میتونم از اون استفاده کنم؟
فقط و فقط در صورتی که خود استاد ایمیلش رو با اسم کوچیک امضا کرده باشه یا صراحتا به شما بگه “You can call me John”. در غیر این صورت، همیشه از عنوان رسمی (Professor/Dr.) و نام خانوادگی استفاده کنید.
۲. اگه جنسیت استاد رو ندونم، از چه عنوانی استفاده کنم؟
اگر از جنسیت استاد مطمئن نیستید یا اسمش خنثی است، بهترین و امنترین راه اینه که اسم کاملش رو بنویسید. مثلا: “Dear Professor Alex Smith”. اینطوری از به کار بردن Mr. یا Ms. اشتباه پرهیز میکنید.
۳. چقدر باید برای جواب ایمیل از طرف استاد صبر کنم؟
معمولا بین ۲۴ تا ۴۸ ساعت (در روزهای کاری) زمان معقولی است. اگر بعد از ۳-۴ روز کاری جوابی نگرفتید، میتونید یک ایمیل کوتاه و مودبانه برای پیگیری (Follow-up) بفرستید. مثلا: “Dear Professor Smith, I just wanted to follow up on my previous email…”.
واقعاً مطلب مفیدی بود! من همیشه شک داشتم که آیا میتونم از کلمه Dr. به جای Professor استفاده کنم یا نه. کدومش رسمیتره؟
سوال خیلی خوبیه سارا جان! معمولاً Professor بالاترین عنوان آکادمیک هست و استفاده ازش امنیت بیشتری داره. اگه مطمئنی که مدرک دکترا دارن ولی استاد تمام نیستن، Dr. کاملاً درسته. اما یادت باشه هیچوقت این دوتا رو با هم به کار نبری، مثلاً نگو Dear Prof. Dr. Smith!
من توی یه فیلم دیدم که دانشجوها استادشون رو ‘Prof’ صدا میکردن. آیا توی ایمیل هم میشه مخفف نوشت یا حتماً باید کامل باشه؟
امیرمحمد عزیز، توی مکالمات روزمره یا ایمیلهای غیررسمی (بعد از اینکه چند بار با استاد در ارتباط بودی) Prof. با یک نقطه در انتها قابل قبوله. اما برای اولین ایمیل (Cold Email)، بهتره کلمه رو به صورت کامل یعنی Professor بنویسی تا نهایت احترام رو نشون بدی.
وای من یه بار به جای Dear نوشتم Hello Teacher و هیچوقت جواب نگرفتم! الان میفهمم چقدر غیرحرفهای بوده. مرسی که این نکته رو گفتید.
آیا استفاده از کلمه ‘Sir’ یا ‘Madam’ هم مثل Teacher اشتباهه؟ چون توی کلاسهای زبان همیشه به ما میگفتن اینا خیلی محترمانه هستن.
در محیطهای آکادمیک مدرن، Sir و Madam کمی قدیمی (Old-fashioned) به نظر میرسن و چون جنسیتزده هستن، ممکنه خوشایند نباشن. بهترین حالت استفاده از همان Professor + Last Name هست. اگر اصلاً اسم استاد رو نمیدونی، ‘Dear Admissions Committee’ یا ‘To whom it may concern’ گزینههای بهتری هستن.
ببخشید یه سوال، اگه استاد خانم باشه و دکترا نداشته باشه، باید بگیم Miss یا Mrs؟
نکته بسیار ظریفیه مهسا! در محیطهای کاری و دانشگاهی، برای خانمها از عنوان Ms. (تلفظ: میز) استفاده میشه که وضعیت تأهل رو مشخص نمیکنه و کاملاً حرفهای هست. اما باز هم اولویت در دانشگاه با Professor یا Instructor هست.
تفاوت دقیق بین Professor و Lecturer چیه؟ من برای هر دو از پروفسور استفاده میکنم.
من شنیدم که در کشورهای مثل آلمان خیلی روی عنوان حساس هستن، ولی در آمریکا راحتتر برخورد میکنن. آیا این درسته؟
دقیقاً الناز جان! در فرهنگهای اروپایی (مثل آلمان یا اتریش) القاب خیلی جدی گرفته میشن. اما در آمریکا، ممکنه بعد از چند جلسه استاد بگه ‘Call me John’. با این حال، تا وقتی خودش اجازه نداده، شما همیشه باید از عنوان رسمی استفاده کنی.
استفاده از ‘Hi’ در ابتدای ایمیل چطور؟ من حس میکنم ‘Dear’ خیلی صمیمی یا خیلی رسمیه.
بسیار عالی. لطفاً در مورد عبارتهای پایانی ایمیل مثل Sincerely یا Best Regards هم مطلب بذارید.
حتماً فاطمه جان! به زودی یه پست کامل درباره ‘Sign-offs’ یا همون عبارات پایانی ایمیل منتشر میکنیم. فقط یادت باشه ‘Sincerely’ برای ایمیلهای خیلی رسمی و ‘Best regards’ برای ارتباطات کاری متداول عالیه.
من همیشه فکر میکردم Teacher یعنی کسی که درس میده، پس فرقی نداره کجا باشه. ممنون که تفاوت فرهنگی و زبانیش رو توضیح دادید.
اگه اسم فامیل استاد رو ندونیم چی؟ مثلاً توی سایت فقط زده Dr. J. Smith. بنویسیم Dear Professor J؟
نه مریم عزیز، ‘J’ مخفف اسم کوچک (First Name) هست. شما باید حتماً از نام خانوادگی استفاده کنید، یعنی: ‘Dear Professor Smith’. خطاب کردن استاد با حرف اول اسم کوچکش اصلاً رایج نیست.
یک بار به یک استاد استرالیایی ایمیل زدم و گفتم ‘Greetings’. به نظرتون این کلمه برای شروع ایمیل مناسبه؟
کلمه ‘Greetings’ کمی حالت کلیشهای و شاید شبیه ایمیلهای تبلیغاتی (Spam) داشته باشه. برای اپلای یا ارتباط با استاد، همون ‘Dear [Title] [Last Name]’ استانداردترین فرمول در کل دنیاست.
من توی توییتر دیدم دانشجوها به استادشون میگن ‘Hey Prof’. این یعنی خیلی با هم صمیمی هستن؟
واقعاً این ‘Hi Teacher’ بین ما ایرانیها اپیدمی شده! من خودم توی کلاسهای زبانم هم به استاد میگم Teacher. باید عادت کنم بگم Professor یا Instructor.
آیا برای TA (دستیار استاد) هم باید از Professor استفاده کنیم؟ اونا که معمولاً خودشون دانشجو هستن.
سوال هوشمندانهای بود هانیه! برای TAها چون معمولاً دانشجو هستن، استفاده از Professor غلطه. بهترین کار اینه که از اسم کوچکشون استفاده کنی (اگه فضای کلاس صمیمیه) یا خیلی ساده با ‘Hi [First Name]’ شروع کنی.
ممنون از مقاله. یه سوال: اگه فامیلی استاد دو بخشی باشه، مثلاً ‘Smith-Jones’، باید هر دو رو بنویسیم؟
بله پویا جان، حتماً باید هر دو بخش رو بنویسی: ‘Dear Professor Smith-Jones’. حذف کردن یکی از بخشهای فامیلی ممکنه بیاحترامی تلقی بشه.
لطفاً درباره تفاوت Faculty و Staff هم توضیح بدید، من همیشه اینا رو جابجا استفاده میکنم.
من یه بار ایمیل زدم ‘Hi there’. استاد جواب داد ولی حس کردم خیلی خشک برخورد کرد. فکر کنم به خاطر همین لحن غیررسمی من بود.
مقاله عالی بود. فقط یه نکته: کلمه Professor رو میشه برای کسانی که توی کالج درس میدن هم به کار برد؟
بله سپیده جان، در سیستم آموزشی آمریکا و کانادا، به مدرسین کالجها هم معمولاً Professor گفته میشه، حتی اگه رتبه علمیشون پایینتر باشه، این یک عنوان احترامی رایجه.
به نظر من بهترین کار اینه که نگاه کنیم خود استاد ایمیلش رو چطوری امضا کرده. اگه زیر ایمیل نوشته ‘Regards, David’، دفعه بعد میتونیم بگیم ‘Hi David’؟
دقیقاً! این بهترین استراتژی هست. وقتی استاد ایمیل رو با اسم کوچک امضا میکنه، یعنی داره چراغ سبز میده که میتونی صمیمیتر باشی. ولی در اولین قدم، همیشه رسمی باش.
وای چقدر این اشتباهو من کردم! همیشه فکر میکردم ‘Hi Teacher’ خیلی مودبانه است. ممنون از توضیحات عالیتون!
خواهش میکنیم، سارا! این یک اشتباه رایج در بین فارسیزبانهاست و هدف ما هم دقیقاً همین رفع ابهاماته. خوشحالیم که این پست براتون مفید بوده و تونستید تفاوت کاربرد ‘Teacher’ و ‘Professor/Dr.’ رو در محیط آکادمیک انگلیسیزبان درک کنید.
ممنون از مقاله خوبتون. یه سوال، اگه مطمئن نباشیم استاد دکترا داره یا نه، ولی میدونیم استاده، چی بگیم؟ ‘Dear [Last Name]’ خالی بدون عنوان خوبه؟
سوال خیلی خوبیه، علی! در چنین مواردی، بهتره که به سمت رسمیت بیشتر مایل باشید. اگر مطمئن نیستید که استاد عنوان ‘Professor’ رو داره ولی میدونید در دانشگاه تدریس میکنه، استفاده از ‘Dear Dr. [Last Name]’ یک گزینه امن و معمولاً صحیح هست، چون اکثر مدرسین دانشگاه دارای مدرک دکترا هستند. استفاده از ‘Dear Mr./Ms. [Last Name]’ هم در صورت نداشتن مدرک دکترا ایرادی نداره، اما ‘Dr.’ رایجتره.
کاملا درسته. منم یه بار استاد راهنمام بهم گفته بود ‘Teacher’ فقط برای مدرسای مدرسه است و تو دانشگاه باید ‘Professor’ یا ‘Dr.’ استفاده کنیم. حتی گاهی اگه خودشون بگن ‘just call me John’ بعدش میشه با اسم کوچیک صدا زد.
دقیقاً همینطوره رضا! نکته شما درباره انتظار برای اجازه استاد برای استفاده از اسم کوچک، بسیار حیاتیه. شروع مکاتبه با ‘Professor [Last Name]’ یا ‘Dr. [Last Name]’ نشانه حرفهایگری و احترامه. ممنون بابت افزودن این نکته ارزشمند.
ممنون بابت این مقاله حیاتی! همیشه برای من سوال بود تلفظ ‘Professor’ چجوریه. و آیا بین ‘Professor’ و ‘Lecturer’ فرقی هست تو خطاب کردن؟
خواهش میکنیم مینا! تلفظ ‘Professor’ به این صورت است: /prəˈfɛsər/. در مورد تفاوت ‘Professor’ و ‘Lecturer’، هر دو عنوان آکادمیک هستند، اما ‘Professor’ معمولاً رتبه بالاتری در سلسلهمراتب دانشگاهی محسوب میشود. برای خطاب کردن، اگر میدانید فرد ‘Professor’ است، از همین عنوان استفاده کنید. برای ‘Lecturer’ اگر مدرک دکترا دارند، ‘Dr. [Last Name]’ مناسب است. در غیر این صورت، ‘Mr./Ms. [Last Name]’ هم میتواند استفاده شود، اما سعی کنید همیشه عنوان دقیق را پیدا کنید.
خیلی مفید بود! واقعا از این نکات کاربردی متشکرم.
من یه فیلم آمریکایی دیدم که دانشجوها استادشون رو ‘Doc’ صدا میزدن. این هم برای دانشگاه اوکیه؟ یا خیلی خودمونیه؟
ملاحظه خوبی بود، نرگس! ‘Doc’ در واقع یک مخفف بسیار غیررسمی و خودمانی برای ‘Doctor’ است. در حالی که ممکن است در فیلمها یا بین دانشجویان در محیطهای خیلی غیررسمی بشنوید، مطلقاً برای ایمیلهای رسمی یا اولین مکاتبات شما با یک استاد دانشگاه مناسب نیست. همیشه در مکاتبات نوشتاری و رسمی، از ‘Professor [Last Name]’ یا ‘Dr. [Last Name]’ استفاده کنید.
اگه اسم استاد رو ندونیم چی؟ مثلا یه ایمیل کلی برای دپارتمان باشه؟ اونجا ‘Dear Sir/Madam’ مناسبه؟
برای ایمیلهای کلی به دپارتمان که مخاطب مشخصی ندارند، کاوه جان، ‘Dear Sir/Madam’ یا ‘To Whom It May Concern’ کاملاً مناسب هستند. اما برای ایمیلهایی که به درخواست پذیرش یا موضوعات درسی مشخص مربوط میشوند، همیشه بهترین کار این است که نام و عنوان دقیق استاد را پیدا کنید. کمی جستجو میتواند تفاوت بزرگی ایجاد کند!
دقیقا تجربهی من! ترم اول یه ایمیل زدم به استادم با ‘Hi Teacher’ و اصلاً جواب نداد. بعداً که با یه دانشجوی قدیمی صحبت کردم بهم گفت که چه اشتباهی کردم. کاش این مقاله زودتر منتشر میشد!
متاسفیم که چنین تجربهای داشتید، الهام، اما خوشحالیم که از آن درس گرفتید! همین جزئیات به ظاهر کوچک میتوانند تأثیر زیادی در نحوه برداشت دیگران از شما در محیط آکادمیک داشته باشند. امیدواریم این مقاله به بسیاری دیگر کمک کند تا از این اشتباه جلوگیری کنند.
ممنون از این آگاهیبخشی! حالا که بحث ایمیل باز شد، برای آخر ایمیل کدوم عبارت بهتره؟ ‘Best regards’, ‘Sincerely’, یا ‘Regards’؟
سوال عالی و بسیار مرتبطیه امیر! چون نحوه پایانبندی ایمیل هم به اندازه شروعش مهمه. برای ایمیلهای رسمی به اساتید:
* **’Sincerely’**: یک گزینه کلاسیک و بسیار رسمی است و همیشه انتخاب امنی محسوب میشود.
* **’Best regards’**: نیز رسمی و به طور گسترده پذیرفته شده است، شاید کمی دوستانهتر از ‘Sincerely’ اما همچنان کاملاً حرفهای.
* **’Regards’**: کمی کمتر از ‘Best regards’ رسمی است ولی در بسیاری از محیطهای حرفهای قابل قبول است.
برای اولین ایمیلها به اساتید، ‘Sincerely’ یا ‘Best regards’ گزینههای بسیار خوبی هستند.
این نکتهی ‘Teacher’ خیلی عالی بود. یه اشتباه دیگه که زیاد میبینم، استفاده از مخففها (like ‘u’ instead of ‘you’ یا ‘btw’ instead of ‘by the way’) تو ایمیلهای رسمی آکادمیکه. اینا هم باید کامل پرهیز بشن.
کاملاً درست میگویید، زهرا! شما به یک نکته حیاتی دیگر اشاره کردید. استفاده از مخففها و زبان چت (مثل ‘u’ به جای ‘you’ یا ‘btw’) در ایمیلهای دانشگاهی فوراً نشاندهنده عدم حرفهایگری است. همیشه باید از جملات کامل و صحیح انگلیسی استفاده کنید و از هرگونه اصطلاح عامیانه یا کوتاه نوشتاری در مکاتبات رسمی با اساتید یا کارکنان دانشگاه پرهیز کنید.
میشه از ‘Prof.’ به جای ‘Professor’ کامل استفاده کرد؟ مثلاً ‘Dear Prof. Smith’؟
بله، بهنام جان، ‘Prof.’ یک مخفف بسیار رایج و پذیرفته شده برای ‘Professor’ در مکاتبات نوشتاری، به خصوص ایمیلهاست. استفاده از ‘Dear Prof. Smith’ کاملاً صحیح و حرفهای است و هیچ ایرادی ندارد. این یک راه خلاصه و در عین حال مودبانه برای خطاب کردن است.
من همیشه فکر میکردم اگه یه ایرانی تو خارج استاد بشه، باید ‘Teacher’ صداش کنیم! چقدر تفکر اشتباهی داشتم. ممنون از اصلاح این دیدگاه.
این سوءتفاهم رایجیه، شبنم، و خوشحالیم که تونستیم آن را روشن کنیم! عناوین آکادمیک مانند ‘Professor’ یا ‘Dr.’ فراتر از ملیت هستند و در سطح جهانی برای نشان دادن احترام به دستاورد علمی و موقعیت فرد در یک محیط دانشگاهی استفاده میشوند.
این نکته خیلی شبیه فارسی خودمونه که استاد دانشگاه رو ‘معلم’ صدا نمیزنیم و میگیم ‘استاد’. پس همون قدر مهمه که تو انگلیسی هم عنوان درست رو به کار ببریم.
کاملاً درسته، مهراد! این یک تشبیه فوقالعاده است. همانطور که در فارسی ‘معلم’ برای مدرسین مدرسه و ‘استاد’ برای اعضای هیئت علمی دانشگاه استفاده میشود، انگلیسی هم عناوین مشخص خودش را دارد. درک این ظرافتهای فرهنگی و زبانی برای ارتباط مؤثر در محیط آکادمیک بسیار کلیدی است.
یکی از بهترین مقالههایی بود که در مورد آداب ایمیل زدن خوندم. کامل و کاربردی.
برای Teaching Assistant (TA) ها چطور؟ اونا رو با چی باید خطاب کنیم؟
سوال عالی و بسیار کاربردییه، آرش! برای Teaching Assistant (TA)ها، نحوه خطاب مناسب میتواند کمی متفاوت باشد.
* اگر آنها دارای مدرک دکترا هستند، ‘Dear Dr. [Last Name]’ صحیح است.
* اگر مدرک دکترا ندارند، ‘Dear Mr./Ms. [Last Name]’ معمولاً امنترین و حرفهایترین گزینه است.
* گاهی اوقات، پس از یک ایمیل رسمی اولیه، TA ممکن است شما را دعوت کند که از نام کوچکشان استفاده کنید. همیشه منتظر این دعوت باشید.
نکته کلیدی این است که لحنی محترمانه و حرفهای را حفظ کنید، درست مثل سایر اعضای کادر آموزشی.