فکر کن اپلای کردی و منتظر جواب از استاد راهنمای آیندهات هستی، یا ترم اول دانشگاه خارجی شروع شده و کلی سوال داری. اولین ایمیل رو که باز میکنی، با اعتماد به نفس مینویسی “Hi Teacher” و… سکوت. جوابی نمیاد. چرا؟ چون همین یک کلمه کافیه تا همه چیز خراب بشه!
شاید باورتون نشه، ولی دنیای ایمیل زدن به اساتید، یه سری قانون نانوشته داره که اگه بلد نباشی، خیلی راحت غیرحرفهای به نظر میای. بذارید روراست باشیم، اینجا کلاس زبان نیست!
چرا “Teacher” گفتن مثل فاجعه است؟ (و به جاش چی بگیم)
اولین و بزرگترین اشتباه ما ایرانیها همینه. کلمهی “Teacher” توی انگلیسی بیشتر برای معلمهای مدرسه ابتدایی یا مهدکودک استفاده میشه. وقتی شما یه استاد دانشگاه رو با این کلمه خطاب میکنی، انگار داری میگی “هی عمو!”.
- ✅ بهترین گزینه: از عنوان “Professor” به همراه نام خانوادگی استاد استفاده کن. مثلا: “Dear Professor Smith”. این رسمیترین و درستترین حالته.
- ✅ گزینه جایگزین: اگه مطمئن نیستی طرف Professor هست یا نه (مثلا Teaching Assistant هست)، میتونی از “Dr.” استفاده کنی (اگر دکترا داره). مثلا: “Dear Dr. Smith”.
- ❌ اشتباه محض: صدا زدن با اسم کوچیک (Hi John) مگر اینکه خود استاد به شما این اجازه رو داده باشه.
نکته فرهنگی: توی فرهنگ آکادمیک غرب، عناوین خیلی مهمن. استفاده از عنوان درست، نشوندهندهی احترام و جدیت شماست.
موضوع ایمیل (Subject): اولین چیزی که استاد میبینه!
استادها روزی صدتا ایمیل میگیرن. اگه سابجکت ایمیلت گنگ و نامفهوم باشه، یا اصلا باز نمیشه یا ته لیست میره. پس قید کلماتی مثل “Question” یا “Help” رو تنهایی بزن.
فرمول یه سابجکت خوب:
- شفاف و مستقیم: موضوع اصلی رو در چند کلمه بگو.
- اطلاعات کلیدی: اسم درس و شماره دانشجوییات رو بیار.
چند تا مثال خوب:
-
Subject: Question about the deadline for [Course Name], Student ID: [Your ID] -
Subject: Request for Extension - [Assignment Name] - [Your Name] -
Subject: Follow-up on my application for the PhD program
چطور مودبانه مهلت بیشتر (Extension) بخوایم؟
خب، رسیدیم به بخش حساس ماجرا! همه ما یه روزی به تمدید ددلاین نیاز پیدا میکنیم. نکته اینجاست که چطور این درخواست رو مطرح کنیم که ضعیف یا بیمسئولیت به نظر نرسیم.
هیچوقت ننویس: “I need an extension.”. این جمله دستوری و غیرمودبانه است.
یه الگوی حرفهای برای درخواست Extension:
- مودبانه شروع کن: “Dear Professor Smith, I hope this email finds you well.”
- اصل مطلب رو بگو: “I am writing to respectfully request a brief extension for the upcoming assignment, [Assignment Name], which is due on [Original Due Date].”
- (اختیاری ولی موثر) یه دلیل کوتاه و قانعکننده بیار: “I’ve recently had an unexpected [family/health] issue that has impacted my ability to complete it on time.” (لازم نیست جزئیات رو کامل بگید).
- نشون بده که کار رو شروع کردی: “I have already completed the first part of the assignment and just need a little more time to ensure its quality.”
- پایانبندی محترمانه: “Thank you for your understanding.”
پایان ایمیل: با “Sincerely” کلاس کار رو ببر بالا!
نحوهی تموم کردن ایمیل هم به اندازهی شروعش مهمه. از کلمات و عبارات خیلی خودمونی یا قدیمی استفاده نکن.
- ✅ بهترین گزینهها (رسمی و نیمهرسمی):
- Best regards,
- Sincerely,
- Kind regards,
- ❌ گزینههای نه چندان خوب:
- Cheers: خیلی خودمونی و بریتانیاییه، شاید برای هر استادی مناسب نباشه.
- Yours faithfully: خیلی خیلی رسمیه و بیشتر برای نامههای اداری قدیمی کاربرد داره.
- Thanks: یه کم خالی و ناقص به نظر میاد. بهتره بنویسی “Thank you for your time”.
بعد از این عبارتها، اسم کامل خودت رو بنویس.
مثال کامل:
Best regards,
[Your Full Name]
[Your Student ID]
نتیجهگیری: ایمیل شما، کارت ویزیت شماست!
یادتون باشه، هر ایمیلی که میفرستید، یه تصویر از شخصیت حرفهای شما میسازه. با رعایت همین چندتا نکتهی ساده، نه تنها سریعتر جواب میگیرید، بلکه به عنوان یه دانشجوی حرفهای و بادقت شناخته میشید. پس دیگه “Hi Teacher” ممنوع!
شما چی؟ تا حالا اشتباه خندهداری توی ایمیل زدن به استاد داشتید؟ توی کامنتها برامون بنویسید!
سوالات متداول (FAQ)
۱. اگه اسم کوچیک استاد رو بدونم، میتونم از اون استفاده کنم؟
فقط و فقط در صورتی که خود استاد ایمیلش رو با اسم کوچیک امضا کرده باشه یا صراحتا به شما بگه “You can call me John”. در غیر این صورت، همیشه از عنوان رسمی (Professor/Dr.) و نام خانوادگی استفاده کنید.
۲. اگه جنسیت استاد رو ندونم، از چه عنوانی استفاده کنم؟
اگر از جنسیت استاد مطمئن نیستید یا اسمش خنثی است، بهترین و امنترین راه اینه که اسم کاملش رو بنویسید. مثلا: “Dear Professor Alex Smith”. اینطوری از به کار بردن Mr. یا Ms. اشتباه پرهیز میکنید.
۳. چقدر باید برای جواب ایمیل از طرف استاد صبر کنم؟
معمولا بین ۲۴ تا ۴۸ ساعت (در روزهای کاری) زمان معقولی است. اگر بعد از ۳-۴ روز کاری جوابی نگرفتید، میتونید یک ایمیل کوتاه و مودبانه برای پیگیری (Follow-up) بفرستید. مثلا: “Dear Professor Smith, I just wanted to follow up on my previous email…”.
