- چگونه یک مکالمه تلفنی انگلیسی را با اعتماد به نفس شروع کنیم؟
- برای معرفی خود و بیان هدف از تماس به انگلیسی از چه عباراتی باید استفاده کرد؟
- اگر متوجه صحبتهای طرف مقابل نشدیم، به شکلی مودبانه چه باید بگوییم؟
- چه ترفندهایی برای مدیریت یک مکالمه تلفنی انگلیسی حرفهای و موثر وجود دارد؟
- چطور میتوان یک تماس تلفنی را به زبان انگلیسی به شکلی طبیعی و مودبانه به پایان رساند؟
در این مقاله جامع، به تمام این سوالات کلیدی پاسخ خواهیم داد و شما را با تمام اصول و فنون یک مکالمه تلفنی انگلیسی موفق آشنا خواهیم کرد. بسیاری از زبانآموزان هنگام صحبت رو در رو مشکلی ندارند، اما زمانی که پای تلفن به میان میآید، به دلیل عدم وجود نشانههای غیرکلامی مانند زبان بدن و حالات چهره، دچار استرس و عدم اطمینان میشوند. هدف ما این است که با ارائه عبارات کاربردی، مثالهای واقعی و نکات کلیدی، این چالش را برای شما به یک فرصت برای نشان دادن تسلط خود بر زبان انگلیسی تبدیل کنیم. با ما همراه باشید تا مراحل شروع، مدیریت و پایان دادن به یک تماس تلفنی را به صورت حرفهای بیاموزید.
چرا مکالمه تلفنی انگلیسی یک مهارت ضروری است؟
در دنیای امروز که ارتباطات حرفهای و شخصی مرز نمیشناسد، توانایی برقراری یک مکالمه تلفنی انگلیسی روان و موثر یک مزیت بزرگ محسوب میشود. این مهارت نه تنها در محیط کار برای هماهنگی با همکاران بینالمللی، مشتریان یا شرکای تجاری، بلکه در زندگی شخصی نیز برای کارهایی مانند رزرو هتل، گرفتن وقت ملاقات یا حتی صحبت با دوستان خارجی کاربرد دارد. یک مکالمه تلفنی موفق میتواند تصویر حرفهای شما را بهبود بخشد و درها را به روی فرصتهای جدید باز کند. در مقابل، یک تماس ناموفق و پر از سوءتفاهم میتواند منجر به از دست رفتن فرصتها شود. بنابراین، یادگیری اصول و عبارات کلیدی این مهارت، یک سرمایهگذاری ارزشمند برای آینده شماست.
بخش اول: شروع یک مکالمه تلفنی انگلیسی
شروع مکالمه، لحن کلی آن را مشخص میکند. یک شروع قوی و با اعتماد به نفس میتواند تاثیر مثبتی بر طرف مقابل بگذارد. در این بخش، مراحل و عبارات کلیدی برای شروع یک تماس را بررسی میکنیم.
۱. سلام و احوالپرسی (Greeting)
اولین قدم، سلام کردن است. بسته به اینکه تماس شما رسمی است یا غیررسمی، میتوانید از عبارات متفاوتی استفاده کنید.
- تماسهای رسمی (Formal):
- Good morning/afternoon/evening.
- Hello, this is [Your Name] from [Your Company].
- تماسهای غیررسمی (Informal):
- Hi, it’s [Your Name].
- Hey, [Friend’s Name], it’s me.
نکته مهم این است که همیشه واضح و شمرده صحبت کنید تا طرف مقابل نام شما را به درستی متوجه شود.
۲. معرفی خود و شرکت (Introducing Yourself)
پس از سلام، باید خودتان را معرفی کنید. اگر از طرف یک شرکت تماس میگیرید، حتما نام شرکت را نیز ذکر کنید. این کار به طرف مقابل کمک میکند تا فورا شما را بشناسد و زمینه مکالمه را درک کند.
- مثال رسمی:
`Hello, this is Ali Ahmadi calling from EnglishVocabulary.ir.` - مثال غیررسمی:
`Hi Sara, it’s Ali.`
۳. درخواست صحبت با شخص مورد نظر (Asking to Speak with Someone)
اگر با یک شرکت یا سازمان تماس میگیرید، باید مشخص کنید که با چه کسی کار دارید. در این مرحله نیز لحن رسمی و غیررسمی متفاوت است.
| عبارات رسمی (Formal) | عبارات غیررسمی (Informal) |
|---|---|
| Could I speak to [Person’s Name], please? | Is [Person’s Name] there? |
| May I speak with Mr./Ms. [Last Name]? | Can I talk to [Person’s Name]? |
| I’d like to speak to someone in the sales department. | Is John around? |
۴. بیان هدف از تماس (Stating the Purpose of the Call)
همیشه بهتر است در همان ابتدای مکالمه تلفنی انگلیسی خود، دلیل تماستان را به وضوح بیان کنید. این کار به صرفهجویی در وقت و جلوگیری از سردرگمی کمک میکند.
- `I’m calling to inquire about…` (من تماس میگیرم تا در مورد … سوال کنم.)
- `The reason I’m calling is to confirm…` (دلیل تماس من تایید کردن … است.)
- `I’m calling in reference to your advertisement.` (من در رابطه با آگهی شما تماس میگیرم.)
- `I just wanted to ask about…` (فقط میخواستم در مورد … بپرسم.) – (لحن غیررسمی)
بخش دوم: مدیریت مکالمه و عبارات کاربردی
پس از شروع موفقیتآمیز، نوبت به مدیریت مکالمه میرسد. در این بخش با عباراتی آشنا میشوید که در موقعیتهای مختلف حین تماس به کارتان میآید.
۱. وقتی متوجه صحبتهای طرف مقابل نمیشوید (Asking for Clarification)
اصلا نگران نباشید اگر بخشی از صحبتها را متوجه نشدید. این اتفاق حتی برای انگلیسیزبانان بومی هم رخ میدهد. مهم این است که به شکلی مودبانه درخواست تکرار یا توضیح بیشتر کنید.
- `I’m sorry, I didn’t quite catch that.` (ببخشید، من کاملا متوجه نشدم.)
- `Could you please repeat that a bit slower?` (ممکن است لطفا کمی آهستهتر تکرار کنید؟)
- `Would you mind spelling that for me, please?` (مایلید آن را برای من هجی کنید، لطفا؟) – (برای اسامی یا اطلاعات خاص)
- `Sorry, I’m having a little trouble hearing you.` (ببخشید، در شنیدن صدای شما کمی مشکل دارم.)
۲. گذاشتن پیغام یا گرفتن پیغام (Leaving and Taking a Message)
اگر شخصی که با او کار دارید در دسترس نیست، میتوانید برای او پیغام بگذارید یا اگر شما پاسخدهنده هستید، پیغام بگیرید.
عباراتی برای گذاشتن پیغام:
- `Could I leave a message for him/her?`
- `Would you please tell him/her that [Your Name] called?`
- `Could you ask him/her to call me back at [Your Phone Number]?`
عباراتی برای گرفتن پیغام:
- `I’m afraid he/she is not available at the moment. Can I take a message?`
- `He’s/She’s in a meeting. Would you like to leave a message?`
- `Can I tell him/her who’s calling?`
۳. قرار دادن تماس در حالت انتظار (Putting Someone on Hold)
گاهی نیاز دارید تا اطلاعاتی را چک کنید و باید از طرف مقابل بخواهید چند لحظه منتظر بماند. همیشه این کار را با اجازه انجام دهید.
- `Just a moment, please.` (یک لحظه لطفا.)
- `Could you hold on for a second? I’ll just check that for you.` (میشه یک ثانیه پشت خط بمانید؟ الان برایتان چک میکنم.)
- `Do you mind holding while I transfer you?` (اشکالی ندارد منتظر بمانید تا تماستان را وصل کنم؟)
بخش سوم: پایان دادن به مکالمه تلفنی انگلیسی
پایان دادن به تماس نیز به اندازه شروع آن اهمیت دارد. یک پایان خوب و حرفهای، تاثیر مثبتی از شما در ذهن مخاطب به جا میگذارد.
۱. سیگنال دادن برای اتمام مکالمه (Signaling the End of the Call)
قبل از خداحافظی ناگهانی، بهتر است با عباراتی نشان دهید که مکالمه رو به اتمام است. این کار به طرف مقابل فرصت میدهد تا اگر نکته دیگری دارد، بیان کند.
- `Well, I think that’s everything.` (خب، فکر میکنم همه چیز همین بود.)
- `Thank you so much for your help.` (بابت کمکتان بسیار سپاسگزارم.)
- `It was great talking to you.` (صحبت با شما عالی بود.)
- `I should let you go now.` (باید بگذارم به کارتان برسید.)
۲. تایید مراحل بعدی (Confirming Next Steps)
در تماسهای کاری، بسیار مهم است که قبل از پایان مکالمه، مراحل بعدی را مرور و تایید کنید. این کار از هرگونه سوءتفاهم در آینده جلوگیری میکند.
- `So, to confirm, I will send you the report by 5 PM today.` (پس برای تایید، من گزارش را تا ساعت ۵ امروز برایتان ارسال خواهم کرد.)
- `Great. I’ll look forward to your email.` (عالی. منتظر ایمیل شما خواهم بود.)
- `We’ll talk again next week then.` (پس هفته آینده دوباره صحبت خواهیم کرد.)
۳. خداحافظی نهایی (Saying Goodbye)
در نهایت، با یک عبارت مودبانه خداحافظی کنید. انتخاب عبارت مناسب به سطح رسمیت مکالمه شما بستگی دارد.
- رسمی (Formal):
- Goodbye.
- Have a great day.
- غیررسمی (Informal):
- Bye.
- Talk to you later.
- Take care.
نکات کلیدی برای یک مکالمه تلفنی انگلیسی بینقص
برای اینکه مهارت مکالمه تلفنی انگلیسی خود را به سطح بالاتری برسانید، این نکات را به خاطر بسپارید:
- لبخند بزنید: شاید عجیب به نظر برسد، اما لبخند زدن هنگام صحبت با تلفن، لحن صدای شما را دوستانهتر و مثبتتر میکند.
- آرام و شمرده صحبت کنید: از عجله کردن بپرهیزید. صحبت کردن با سرعت مناسب به طرف مقابل کمک میکند تا حرفهای شما را بهتر درک کند.
- یک دفترچه یادداشت کنار دستتان داشته باشید: قبل از تماس، نکات کلیدی که میخواهید بگویید را یادداشت کنید. حین مکالمه نیز میتوانید اطلاعات مهم را بنویسید.
- از پرکنندههای کلامی (Fillers) به درستی استفاده کنید: استفاده بیش از حد از `um` یا `uh` شما را نامطمئن نشان میدهد. سعی کنید از جایگزینهایی مانند `well`, `let me see` یا `you know` استفاده کنید.
- گوش دادن فعال را تمرین کنید: مکالمه یک خیابان دوطرفه است. با استفاده از عباراتی مانند `I see`, `right`, `okay` نشان دهید که به صحبتهای طرف مقابل با دقت گوش میدهید.
یادگیری مکالمه تلفنی انگلیسی مانند هر مهارت دیگری نیازمند تمرین و تکرار است. نترسید که اشتباه کنید. هر تماس تلفنی فرصتی جدید برای یادگیری و پیشرفت است. با استفاده از عبارات و نکاتی که در این مقاله آموختید، میتوانید با اعتماد به نفس بیشتری تلفن را بردارید و یک مکالمه روان و موثر را تجربه کنید.
مقاله خیلی خوبی بود، واقعاً به این نکات نیاز داشتم! همیشه شروع مکالمه تلفنی برام سختترین قسمت بود. ممنون بابت عبارات کاربردی.
خوشحالیم که مقاله براتون مفید بوده سارا جان. تمرین این عبارات به صورت مداوم بهتون کمک میکنه تا اعتماد به نفستون رو در مکالمات تلفنی انگلیسی بالا ببرید.
ممنون از مطالب مفیدتون. یه سوال داشتم: برای معرفی خودم، گفتن ‘This is Ali’ رسمیتره یا ‘My name is Ali’? و کلاً تفاوتشون چیه؟
سلام علی جان. هر دو عبارت صحیح هستند. ‘This is Ali’ معمولاً در مکالمات تلفنی رایجتر و طبیعیتر است، در حالی که ‘My name is Ali’ بیشتر در مکالمات رو در رو یا زمانی که باید خودتان را به وضوح معرفی کنید (مثلاً در یک جلسه) استفاده میشود. ‘This is [Name]’ در انگلیسی آمریکایی و بریتانیایی کاملاً معمول و حرفهای محسوب میشود.
واقعاً همیشه مشکل داشتم که وقتی متوجه حرف طرف مقابل نمیشم چی بگم که بیادبانه نباشه. عبارت ‘Could you please repeat that?’ خیلی خوبه. آیا ‘Sorry, I didn’t get that’ هم مودبانه محسوب میشه؟
مریم عزیز، ‘Sorry, I didn’t get that’ هم مودبانه است اما ‘Could you please repeat that?’ یا ‘Could you say that again, please?’ کمی رسمیتر و محترمانهتر هستند و بیشتر برای محیطهای کاری توصیه میشوند. ‘I didn’t catch that’ هم یک عبارت طبیعی و مودبانه دیگر است.
نکته نبود نشانههای غیرکلامی واقعاً درسته. منم به خاطر همین استرس میگیرم. این که میگید با تمرین عبارات میشه این چالش رو به فرصت تبدیل کرد، بهم انگیزه داد.
رضا جان، خوشحالیم که بهتون انگیزه داده. دقیقا، با آمادهسازی و تمرین، میتوانید این نقاط ضعف را به نقاط قوت تبدیل کنید. سعی کنید با یک دوست یا حتی با خودتان جلوی آینه مکالمات تلفنی را تمرین کنید.
چطور باید به طور طبیعی یک مکالمه رو تموم کرد؟ احساس میکنم همیشه پایان مکالماتم خیلی ناگهانی یا غیرحرفهای میشه. ‘Thanks for your help’ به تنهایی کافیه یا باید چیز دیگهای هم گفت؟
فاطمه عزیز، ‘Thanks for your help’ شروع خوبی برای پایان دادن است. میتوانید با عباراتی مانند ‘It was great speaking with you’ یا ‘Have a good day/evening’ آن را تکمیل کنید. اگر قرار ملاقات یا اقدام خاصی هم هست، یادآوری آن (‘I’ll email you the details’) و سپس خداحافظی میتواند حرفهایتر باشد.
ممنون از مقاله عالی. من معمولاً با ‘I am calling about…’ شروع میکنم. آیا ‘I am calling regarding…’ رسمیتره؟
حسین جان، هر دو عبارت صحیح و کاربردی هستند. ‘I am calling regarding…’ کمی رسمیتر و بیشتر در محیطهای حرفهای و اداری استفاده میشود، در حالی که ‘I am calling about…’ کمی عمومیتر و کمتر رسمی است اما همچنان کاملاً قابل قبول است.
این بخش مدیریت مکالمه خیلی به دردم خورد. من همیشه میخواستم بگم ‘You called the wrong number’ اما نمیدونستم چطور مودبانه بگم. ‘I think you might have the wrong number’ عالیه.
نازنین عزیز، خوشحالیم که این عبارت براتون کاربردی بوده. استفاده از ‘might have’ به جای ‘have’ لحن مودبانهتری ایجاد میکند و این حس را میدهد که شاید اشتباهی رخ داده باشد، نه اینکه طرف مقابل حتماً اشتباه کرده.
یک سوال: وقتی کسی رو اشتباه گرفتیم و بهش زنگ زدیم، چطور باید عذرخواهی کنیم؟ مثلاً وقتی میخوایم بگیم ‘ببخشید، من فکر کردم شما آقای/خانم فلانی هستید.’
کوروش جان، در این مواقع میتوانید بگویید: ‘Oh, I’m so sorry, I must have the wrong number.’ یا ‘My apologies, I thought I was speaking with [Name].’ این عبارات هم مودبانه هستند و هم اشتباه را توضیح میدهند.
من همیشه وقتی پای تلفن میرم، تپق میزنم. مخصوصاً وقتی میخوام بگم ‘Please hold’. آیا عبارت دیگهای هم هست که طبیعیتر باشه؟
الهام عزیز، ‘Please hold’ کاملاً طبیعی و استاندارد است. میتوانید آن را با ‘Just a moment, please’ یا ‘One moment, please’ ترکیب کنید تا روانتر به نظر برسد. یا حتی ‘Could you hold for a moment, please?’.
این مقاله واقعا جامع و کاربردی بود. من دنبال این بودم که چطور در یک مکالمه تلفنی حرفهای به نظر برسم و این مطلب همهی نکات رو پوشش داده. ممنون از تیم خوبتون.
سامان جان، از لطف شما ممنونیم. هدف ما دقیقاً همین بود که به شما کمک کنیم در مکالمات تلفنی انگلیسی با اعتماد به نفس و حرفهای ظاهر شوید. موفق باشید!
آیا برای پرسیدن از در دسترس بودن کسی، گفتن ‘Is [Name] available?’ رسمیتر از ‘Can I speak to [Name]?’ است؟
پریسا جان، ‘Is [Name] available?’ کمی رسمیتر و مودبانهتر است، به خصوص در محیطهای کاری. ‘Can I speak to [Name]?’ هم کاملاً قابل قبول است، اما ‘available’ بیشتر حس حرفهای بودن را منتقل میکند.
بعضی وقتها لازمه پیام بگذاریم. چطور باید بگیم ‘لطفاً به ایشون بگید من تماس گرفتم؟’ بهترین عبارت چیه؟
مهدی جان، برای گذاشتن پیام میتوانید بگویید: ‘Could you please tell him/her that [Your Name] called?’ یا ‘Could you please let him/her know I called?’ هر دو گزینه کاملاً مناسب هستند.
وقتی برای یک شرکتی تماس میگیرم و میخوام دلیل تماسم رو بگم، آیا ‘I’m calling on behalf of [Company Name]’ هم عبارت مناسبی هست؟
نسترن عزیز، بله، ‘I’m calling on behalf of [Company Name]’ یک عبارت بسیار حرفهای و مناسب برای معرفی خود و شرکتتان در مکالمات کاری است. این عبارت نشان میدهد که شما نماینده آن شرکت هستید.
مقاله عالی بود، تشکر. یک ترفند شخصی که من دارم، اینه که چند لحظه قبل از تماس، عبارتهای کلیدی که میخوام بگم رو مرور میکنم، واقعاً کمک میکنه استرسم کم بشه.
کیوان جان، این یک ترفند فوقالعاده است! آمادهسازی ذهنی و حتی یادداشتبرداری از نکات اصلی و عبارات کلیدی قبل از تماس، به شدت در افزایش اعتماد به نفس و روان صحبت کردن موثر است. ممنون که این نکته رو با ما به اشتراک گذاشتید.
آیا عبارت ‘Hold on’ برای ‘لطفاً منتظر بمانید’ خیلی غیررسمی نیست؟
ژاله عزیز، ‘Hold on’ در مکالمات روزمره و غیررسمی کاملاً رایج است، اما در محیطهای حرفهای و رسمیتر، بهتر است از ‘Please hold’ یا ‘Just a moment, please’ استفاده کنید. ‘Hold on’ میتواند کمی مستقیم و غیررسمی تلقی شود.
مطلب خیلی به موقع بود. من همیشه بین ‘Goodbye’ و ‘Bye for now’ برای پایان تماس مونده بودم. کدوم بهتره؟
امیر جان، هر دو مناسب هستند. ‘Goodbye’ کاملاً استاندارد و حرفهای است. ‘Bye for now’ کمی غیررسمیتر است و معمولاً زمانی استفاده میشود که انتظار دارید به زودی دوباره با آن شخص صحبت کنید. برای مکالمات کاری رسمی، ‘Goodbye’ امنترین و بهترین گزینه است.
اینکه میگید ‘چطور میتوان یک تماس تلفنی را به زبان انگلیسی به شکلی طبیعی و مودبانه به پایان رساند؟’ دقیقا سوال من بود. جملات پیشنهادی خیلی کمک کننده بودند.
چطور میشه تلفن رو وصل کرد به کس دیگه؟ مثلاً ‘Can I transfer you to [Name]?’ درسته؟
نیما جان، بله، ‘Can I transfer you to [Name]?’ یک عبارت صحیح و رایج برای وصل کردن تماس به شخص دیگر است. میتوانید بگویید ‘Please hold while I transfer you’ یا ‘Let me transfer you to [Name]’.
اینکه مقاله روی ‘اعتماد به نفس’ تاکید کرده بود خیلی برام مهم بود. واقعاً همین نبود اعتماد به نفس کار رو سخت میکنه.
فرشید جان، کاملاً درست میفرمایید. اعتماد به نفس کلید موفقیت در هر نوع ارتباطی است. با تمرین و تسلط بر عبارات کلیدی، این اعتماد به نفس به تدریج افزایش مییابد.